更新・保守
休診のお知らせをすぐホームページに出す体制のつくり方（診療時間変更も）
院長の体調不良や学会、設備の故障。クリニックでは、急に休診や診療時間の変更が決まることがあります。そんなとき、ホームページにすぐお知らせを出せているでしょうか。「制作会社に頼むと翌日以降になる」「更新の仕方を知っているのが院長だけ」というお話はよく伺います。この記事では、休診のお知らせをすぐに出せる体制を、準備・担当・手順・文例・確認の順に整える方法をお伝えします。
休診のお知らせが遅れると何が困るのか
患者さんの多くは、来院前にホームページで診療時間を確かめます。とくに初めての方は、電話よりも先にホームページを見ることが少なくありません。そこで休診の案内が出ていなければ、患者さんは開いていると思って来院し、閉まった扉の前で困ってしまいます。
- 来院した患者さんに無駄足を踏ませてしまう
- 電話での問い合わせが増え、受付の負担が大きくなる
- 「ホームページの情報が当てにならない」という印象が残る
- Web予約を使っている場合、休診日に予約が入ってしまう
お知らせの遅れは、患者さんへの配慮の問題であると同時に、院内の手間の問題でもあります。逆に言えば、すぐ出せる体制があるだけで、こうした困りごとの多くは防げます。
まず確かめたい：院内でお知らせを更新できる状態か
体制づくりの第一歩は、今のホームページで院内の誰かがお知らせを書けるかどうかを確かめることです。WordPress（ホームページの更新用の仕組み）で作られたホームページなら、管理画面から文章を書くだけでお知らせを出せる作りになっていることが多いです。一方、制作会社しか触れない作りになっている場合もあります。
| 今の状態 | 次にやること |
|---|---|
| 院内で管理画面に入れて、お知らせを書ける | 担当と手順を決める（次の見出しへ） |
| 管理画面はあるが、ログイン情報が分からない | 制作会社にログイン情報の再発行を依頼する |
| お知らせ欄がなく、制作会社しか更新できない | お知らせ欄を追加できるか制作会社に相談する |
| 制作会社と連絡が取りにくい | 第三者に今の作りを見てもらい、院内で更新できる形を相談する |
院内で更新するためのアカウントは、院長の分と事務長の分など、人ごとに分けて作ってもらうのがおすすめです。一つのアカウントを共有すると、担当者が辞めたときにパスワードを替える手間が生じますし、誰が書いたかも分からなくなります。お知らせを書くだけの人には、設定を変えられない権限のアカウントを用意してもらうと安心です。
管理画面に入れることは、安全の面でも大切です
院内で管理画面に入れる状態にしておくと、お知らせだけでなく、制作会社と連絡が取れないときの備えにもなります。逆に、ログイン情報が誰の手元にもない状態は、トラブルのときに困ります。詳しくは制作会社と連絡が取れない時の対処法もご覧ください。
管理画面の仕組みが古いままだと、更新のたびに不具合が出たり、安全の面で心配が残ったりします。今のホームページの状態を、外から分かる範囲で確かめておきましょう。
あなたのクリニックのホームページは大丈夫？
アドレスを入れるだけで、ニュースになった弱点に当てはまりそうか・鍵マークは大丈夫かなどを約10秒で自動診断します。
休診のお知らせをすぐ出すための体制づくり5つの手順
院内で更新できる状態が確認できたら、次の手順で体制を整えます。一度決めてしまえば、あとは毎回同じ流れで出せるようになります。
- 担当を2人決めるお知らせを出す人を、主担当と代わりの人の2人決めます。院長が休むときにも出せるよう、院長以外を主担当にするのがおすすめです。
- 出す場所を決めるトップページのお知らせ欄、診療時間の表の下、Web予約の画面など、どこに出すかを決めておきます。一か所だけだと見落とされることがあります。
- 文例を用意しておく臨時休診、診療時間の変更、連休の休診など、よく使う文例を下書きとして保存しておきます。日付を入れ替えるだけで出せるようにするためです。
- 手順を1枚の紙にまとめるログインの場所、お知らせを書く画面の開き方、公開ボタンの位置を、画面の写真付きで1枚にまとめ、受付に置いておきます。
- 一度練習しておく実際に急な休診が出る前に、下書きを作って公開せずに消す練習をしておきます。いざというときに慌てずに済みます。
連休や年末年始のように前から分かっている休診は、2週間ほど前を目安に出しておくと、患者さんが予定を立てやすくなります。院内の点検の暦に組み込んでおくと忘れません。頻度の考え方はホームページの更新頻度の目安で解説しています。
そのまま使える休診・診療時間変更のお知らせ文例
お知らせは、いつ・何が・どう変わるかが一目で分かることが大切です。題名だけで内容が伝わるようにし、本文では代わりの連絡先や、予約済みの患者さんへの案内を添えます。
| 場面 | 題名の例 | 本文に入れたいこと |
|---|---|---|
| 臨時休診 | 【臨時休診】〇月〇日（〇）は休診いたします | 休診の日付、ご迷惑へのお詫び、次の診療日、予約済みの方への連絡方法 |
| 午前のみ・午後のみ | 【診療時間変更】〇月〇日（〇）は午前のみの診療です | 変更後の受付時間、通常の時間との違い |
| 連休・年末年始 | 年末年始の休診のお知らせ（〇月〇日〜〇月〇日） | 休診期間、最終の診療日と再開日、急な体調不良のときの相談先の案内 |
| 担当医の変更 | 〇月〇日の診療は代診となります | 代わりに診る医師の名前、診療内容に違いがあるかどうか |
急な体調不良のときの相談先として、地域の休日診療所や電話相談窓口を案内することもあります。案内する場合は、名称や連絡先が正しいかをその都度確かめてから載せてください。
古いお知らせは消すか、終わったことが分かるように
休診期間が過ぎたお知らせがトップページに残っていると、患者さんが混乱します。期間が過ぎたら一覧に下げる、または題名に「終了しました」と付けるなど、扱いを決めておきましょう。
お知らせを出した後に確かめること
お知らせを公開したら、実際に患者さんの目線で確かめます。管理画面で「公開済み」になっていても、表示に反映されていないことがあるためです。
- スマートフォンでトップページを開き、お知らせが見える位置に出ているか
- 日付や曜日に間違いがないか（カレンダーと照らし合わせる）
- Web予約を使っている場合、休診日の予約枠が止まっているか
- Googleの検索結果や地図に出る営業時間も、必要に応じて臨時休業の設定をしたか
- 院内の電話の留守番の案内や、入口の張り紙と内容がそろっているか
検索結果や地図に出る営業時間は、ホームページとは別の場所で管理されています。ホームページだけ直しても、検索結果には通常の診療時間が出たままのことがあるので、あわせて確かめてください。
院内で更新できない場合と、任せるときの考え方
ホームページの作りによっては、院内でお知らせを書けるようにするために、制作会社に手を入れてもらう必要があります。また、更新の仕組み自体が古くなっていて、管理画面を開くたびに不具合が出る、ということもあります。WordPressを長く更新していない場合に起きることは、WordPressを更新しないとどうなるかにまとめています。
院内で更新する体制が難しい場合は、お知らせの掲載を外部に任せるのも一つの方法です。その場合は、依頼してからどのくらいで掲載されるか、休日や夜間の依頼にも対応してもらえるかを確かめておきましょう。
HPドクターは、今の制作会社との契約はそのままに、保守の部分をお引き受けしています。担当制で、緊急時は24時間受付です（月額10,000円〜30,000円・税別、初期費用0円）。院内でお知らせを書けるようにする準備のご相談も承ります。
「うちのホームページは、院内で更新できる作りなのか」「管理画面を安心して使える状態か」を知りたい方は、専門家による無料セカンドオピニオンをご利用ください。
ホームページにも、セカンドオピニオンを
今の制作会社との契約はそのままで、専門家が無料で詳しく確認し、「誰が何を直せばよいか」を制作会社にそのまま渡せる形でお送りします。
無料でセカンドオピニオンを受けるよくあるご質問
お知らせはトップページに出すだけで十分ですか？
トップページに加えて、診療時間の表の近くやWeb予約の画面にも出すと、見落としが減ります。検索結果や地図に出る営業時間も別に確かめてください。
受付スタッフにお知らせを書いてもらっても大丈夫ですか？
お知らせを書くだけの権限のアカウントを作れば、設定を誤って変えてしまう心配を減らせます。アカウントは人ごとに分けて作ることをおすすめします。
管理画面のログイン情報が分かりません。どうすればよいですか？
まずは制作会社に再発行を依頼してください。連絡が取れない場合は、ドメインやサーバーの名義の確認から進めることになります。
急な休診が夜間や休日に決まったときは？
担当を2人決めておき、自宅からでも出せるよう手順をまとめておくと安心です。外部に任せる場合は、夜間・休日の対応の可否を契約時に確かめておきましょう。
管理画面を開くと、更新を促す表示がたくさん出ています。そのまま使っても大丈夫ですか？
お知らせを書くこと自体はできても、更新が止まった状態が長く続くのは安全の面で心配です。まずは無料の自動診断で外から分かる範囲の状態を確かめ、更新は保守を任せている会社に相談してください。
この記事は、クリニックのホームページの保守を担当する株式会社Canvi「HPドクター」編集部がまとめました。運営会社は、医療法人・医療系企業の営業・採用・教育を支援する「MedLead」も提供しています。
