ホームページのパスワード管理：院内で誰が持っておくべきか

ホームページには、パスワードが複数ある

「ホームページのパスワード」と一口に言っても、実際には役割の違うものが複数あります。どれが誰の手元にあるかを知らないと、いざという時にどこへ入ればよいか分からなくなります。

このうち特に大切なのは、ドメインとサーバーです。ここは失うとホームページ全体に影響します。ドメインの名義について詳しくは、ドメインの名義を確認する方法をご覧ください。

誰が持つのがよいか：院長と、もう1人

パスワードは、持つ人が増えるほど漏れるおそれが高まります。一方で、一人しか知らないと、その人が不在や退職になった時に困ります。バランスの目安として、次の考え方をおすすめします。

• 院長が必ず把握しておく：ドメインとサーバーの管理画面。契約者が院長なら、院長の名義で登録しておく
• 事務長など責任者がもう1人把握：院長が不在でも対応できるようにする
• 日常の更新担当は管理画面のみ：お知らせを書き換える職員には、ホームページの管理画面だけを渡す。サーバーやドメインのパスワードまでは渡さない
• 制作会社・保守会社には、必要な範囲で渡す：作業が終わったら、パスワードを変更する

パスワードの再設定に必要なのは、登録しているメールアドレスです。パスワードそのものより、登録アドレスを院が握っているかのほうが、実は重要だと言えます。

安全な控え方：台帳をつくる手順

パスワードを付箋やメールの本文に残すのは避けたい方法です。かといって、頭の中だけで覚えるのも現実的ではありません。次の手順で「院の台帳」をつくっておくと、安全と便利を両立できます。

1. 一覧表をつくる上の表の項目ごとに「サービス名」「ログイン用のアドレス（ID）」「契約者（誰の名義か）」「更新日」を書き出します。この時点では、パスワードそのものは書きません。
2. パスワードの保管場所を決めるパスワード管理用のサービスや、鍵のかかる場所に保管した書面など、院が管理できる場所を決めます。個人のスマートフォンのメモだけに置かないようにします。
3. 持つ人を決める院長と責任者の2人を決め、他の職員が見られない場所に置きます。
4. 初期のパスワードを変更する制作会社から納品された時の、初期のまま使っているパスワードは、早めに変更します。変更したら台帳の保管場所も更新します。
5. 年に1回見直す決算期や新年度など、決まった時期に台帳を開き、担当者の変更やパスワードの変更漏れがないかを確かめます。

パスワードの強さも大切です。他のサービスと同じものを使い回さない、長めの文字列にする、という2点を守るだけでも、安全性は大きく変わります。

担当者が替わる時、退職する時にすること

パスワードの事故が起きやすいのは、人が替わるタイミングです。退職した職員が、まだ管理画面に入れる状態のまま放置されている例は、よく伺うお話です。次のチェックリストを、人の入れ替えのたびに使ってください。

• 退職する職員が使っていたホームページの管理画面のアカウントを、停止または削除する
• 共有しているパスワードがあれば、変更する
• 院の共有アドレスの受信設定が、後任にも引き継がれているか確認する
• 制作会社・保守会社の窓口担当が替わった時も、連絡先と、渡しているパスワードの範囲を見直す
• 契約者の名義が、退職した人の個人名になっていないか確認する

管理画面のセキュリティ対策を全体として見直したい場合は、クリニックのホームページ セキュリティチェックリストも参考になります。

「誰が持っているか分からない」時の進め方

すでにパスワードが分からなくなっている場合も、慌てる必要はありません。多くのサービスには、登録したメールアドレス宛にパスワードを再設定する仕組みがあります。次の順で、院が主導権を取り戻していきましょう。

1. 契約書や請求書から、サービス名と契約者を調べるサーバーやドメインの請求書があれば、サービス名と契約者が分かります。
2. 登録メールアドレスを確かめる分からない場合は、制作会社に問い合わせます。院のアドレスでない場合は、今のうちに院の共有アドレスへの変更を相談します。
3. 再設定の手続きをする、または制作会社に引き渡しを依頼する名義が院でない場合は、名義の変更手続きを制作会社に相談します。

制作会社と連絡がつかない、名義が不明、という状況の場合は、第三者の専門家に状態を見てもらうのも一つの方法です。HPドクターでは、今の制作会社との契約はそのままで、無料の自動診断と、専門家による無料セカンドオピニオンをご用意しています。