セキュリティ・弱点
迷惑メールが増えた？問い合わせフォームのスパム対策
ホームページの問い合わせフォームから、営業や意味のわからない内容のメールが毎日のように届く。そんなご相談を伺うことがあります。放っておくと、本物の患者さんの問い合わせが迷惑メールに埋もれてしまい、見落としにつながりかねません。かといって、対策を強めすぎると、今度は大切な問い合わせが届かなくなることもあります。この記事では、迷惑メールが増える理由、入口と受け取り側の対策、対策のあとに確かめたい点を、ITに詳しくない院長・事務長の方向けに整理します。
問い合わせフォームに迷惑メールが届く理由
問い合わせフォームは、誰でも文章を送れる入口です。そのため、自動で大量に送信する仕組みの対象になりやすい性質があります。内容は、宣伝や、まったく関係のない文章などさまざまです。ここでは、攻撃の細かな手口には触れませんが、入口が開いている以上、迷惑メールは一定数届くものと考えておくのが現実的です。
問題は、数が増えることで起きる二次的なトラブルです。
- 本物の患者さんの問い合わせが埋もれて、返信が遅れる
- 迷惑メールを大量に受け取ることで、メールの受信側が「迷惑メールの多い送信元」と判断し、届きにくくなる
- 職員が毎日の確認に時間を取られる
本物の問い合わせが届かない問題については、問い合わせが届かない時の確認ポイントでも詳しく解説しています。迷惑メールの対策は、届かなくなるリスクとセットで考える必要があります。
対策は「入口」と「受け取り側」の2段構え
迷惑メールへの対策は、大きく二つに分けられます。どちらか片方だけでなく、組み合わせて使うのが一般的です。
| 段階 | 主な対策 | 特徴 |
|---|---|---|
| 入口 | 人が操作しているかを確かめる仕組み、画面に出ない入力欄、短時間の送信回数の制限 | 迷惑メールがそもそもフォームを通らないようにする。ホームページ側の設定の変更が必要 |
| 受け取り側 | メールソフトの振り分け、迷惑メール扱いの設定、届き先アドレスの見直し | 迷惑メールを目立たなくする。ホームページを変えずにできる |
入口の対策は、制作会社や保守会社が設定します。どんな仕組みを使うかは、お使いのホームページの作りによって異なります。院内で決めたいのは、「どの程度まで対策するか」と「問い合わせの届き先を誰が確認するか」の2点です。
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対策をした後に、確かめること
迷惑メール対策で最も避けたいのは、対策が効きすぎて、本物の患者さんの問い合わせまで止まってしまうことです。対策の設定を変えたあとは、次の手順で確認してください。
- 自分で送信してみる実際に問い合わせフォームから、テスト用の文章を送ります。院内の職員のスマホからも試すと、より確実です。
- 届き先のメールを確認する指定した届き先に、数分以内に届いたかを確かめます。受信箱に無い時は、迷惑メールのフォルダも見ます。
- 自動返信メールを確認する自動返信を設定している場合は、送信した側にも届くか確認します。
- 数日後に再確認する設定を変えた直後だけでなく、数日たってから再度送って確認します。
届くかの確認は、設定を変えるたびに
「前に確認したから大丈夫」と思わず、設定や契約が変わった時は毎回テストをしてください。サーバーの引っ越しや契約更新のタイミングで、届かなくなることもあります。
迷惑メールの内容を見る時の心得
届いた迷惑メールを確認する時には、いくつか気をつけたい点があります。内容そのものよりも、どう扱うかを決めておくことが、安全面でも大切です。
- 本文中のリンクや添付ファイルは、むやみに開かない
- 心当たりのない内容には返信しない
- 医療に関する内容のように見えても、患者さんからのものか判断がつかない時は、電話など別の手段で確認する
- 何度も同じ内容が届く場合は、日付と件数をメモして制作会社に伝える
また、問い合わせフォームの仕組みそのものが古いと、対策が追いつかないこともあります。仕組みの更新が止まっている追加機能を使っているかどうかも、制作会社に確認してみてください。更新が止まった追加機能のリスクは、追加機能の弱点の記事で整理しています。
迷惑メールが急に増えた時は、フォームの設定が変わった、サーバーを移した、といったきっかけがある場合もあります。「いつから増えたか」を思い出すことが、原因を探す手がかりになります。
制作会社に伝えたい、相談のポイント
迷惑メールの対策を相談する時は、次の情報を整理しておくと、原因の見立てや対策の提案が早くなります。
- 迷惑メールが増え始めた時期
- 1日に届くおおよその数（件数の目安）
- 内容の傾向（宣伝、意味のない文字列、など）
- 届き先のアドレスと、使っているメールのサービス
- 過去に、問い合わせが届かなかったことがあるか
そのうえで、どの対策を、いつ入れるかを相談し、対策を入れたあとの確認（実際に送信して届くか）を、依頼の内容に含めてもらってください。作業の内容は、メールなど文字で残しておくことをおすすめします。
なお、迷惑メールの対策は、一度行えば終わりではありません。状況に応じて見直す必要があるため、定期的な保守の中で見てもらえると安心です。
受け取り側で整えたい、日々の運用
入口の対策を整えても、迷惑メールがゼロになるわけではありません。日々の運用でも、見落としを防ぐ工夫をしておきましょう。
- 問い合わせの届き先は、個人のメールではなく、院内で共有できるアドレスにする
- 迷惑メールのフォルダを、週に一度は確認する
- 迷惑メールが多い日でも、患者さんからの問い合わせを見つけやすいよう、件名に決まった語を入れてもらう
- 担当者が休みの日の確認の分担を決めておく
また、問い合わせの内容には、患者さんの個人情報が含まれることがあります。取り扱いの考え方は問い合わせフォームの個人情報の扱いで整理しています。法律上の判断が必要な場合は、専門家にご確認ください。
HPドクターでは、今の制作会社との契約はそのままに、問い合わせフォームが正しく届くか、迷惑メールの対策が適切かを、保守の担当者が確認するお手伝いをしています。迷惑メールが増えて困っている、届いているか不安、という時は、無料のセカンドオピニオンでご相談ください。フォームの状態を確かめたい場合は、無料の自動診断もご利用ください。
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無料でセカンドオピニオンを受けるよくあるご質問
迷惑メールをゼロにすることはできますか？
完全にゼロにするのは難しいのが現実です。入口と受け取り側の対策を組み合わせて、見落とさない状態をめざすのが現実的です。
対策を強めると、患者さんの問い合わせが届かなくなりますか？
設定によっては起こり得ます。対策を変えたあとは、自分で送信してみて、届くかを確認してください。
迷惑メールの内容に返信してもよいですか？
心当たりのない内容や、宣伝と思われるものには返信しない方が安全です。内容に不審な点があれば、制作会社や保守会社に相談してください。
電話での予約に切り替えた方がよいですか？
予約や問い合わせの方法は院の方針によります。電話もあわせて案内して、フォームが使えない時の代わりの窓口を用意しておくと安心です。
この記事は、クリニックのホームページの保守を担当する「HPドクター」編集部がまとめました。運営会社は、医療法人・医療系企業の営業・採用・教育を支援する「MedLead」も提供しています。
