更新・保守
ホームページの文字や写真を自分で直す時に気をつけたいこと
臨時休診のお知らせや、診療時間の変更。こうした小さな修正のたびに、制作会社へ連絡して待つのは大変です。そのため、院内の職員の方が管理画面から自分で直せるようにしているクリニックもあります。便利な反面、うっかり別の場所を消してしまった、直したら表示が崩れた、というお話も伺います。この記事では、自分で直してよいものと任せた方が安心なもの、直す前後に確かめたいことを、院長・事務長の方向けに整理します。
院内で直すメリットと、気をつけたい点
文字や写真を院内で直せると、お知らせを出したい時にすぐ出せるという大きな利点があります。診療時間の変更や臨時休診は、患者さんの来院に直結するため、反映の早さが大切です。
一方で、管理画面には、直してはいけない設定や、触ると全体に影響する項目も並んでいます。慣れない方が操作すると、次のようなことが起こり得ます。
- 文章を直したつもりが、ほかのページの表示まで崩れた
- 写真を差し替えたら、サイズが大きすぎて表示が遅くなった
- 間違えて消してしまい、元に戻せなくなった
- 管理画面のIDやパスワードが、複数の職員で使い回されている
そのため、院内で直す場合は、誰が・どこまで直すかを決めておくことが大切です。パスワード管理の考え方もあわせてご覧ください。
直してよいもの・任せた方が安心なもの
内容によって、院内で直しやすいものと、制作会社や保守会社に任せた方が安心なものがあります。次の図のように分けておくのが一つの目安です。
| 内容 | 目安 | 理由 |
|---|---|---|
| 診療時間・休診日のお知らせ | 院内で直しやすい | 急ぎの更新が多く、内容も院内が最も把握している |
| 写真の差し替え | 院内で直しやすい（大きさに注意） | 大きすぎる写真は表示を遅くする |
| 文章の誤字修正 | 院内で直しやすい | 小さな変更で済む |
| 追加機能・仕組みの更新 | 任せた方が安心 | 更新で表示が変わることがあり、確認が必要 |
| 問い合わせ・予約の設定 | 任せた方が安心 | 届かなくなると診療に影響する |
| デザインの大きな変更 | 任せた方が安心 | 全体の見え方に関わる |
医療機関のホームページには、広告に関する決まりもあります。載せてよい表現かどうか迷う時は、医療広告ガイドラインとホームページをご覧のうえ、迷う表現は所管の保健所等にご確認ください。
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直す前後の、4つの習慣
院内で直す時は、次の4つを習慣にしておくと、失敗してもすぐ立て直せます。
- 直す前に、控えがあるか確かめる管理画面の操作で内容が消えた時に、元に戻せる控え（バックアップ）があるかを、制作会社や保守会社に確認します。控えの大切さも参考にしてください。
- 直す内容と日付をメモに残す「何月何日に、どのページの何を直したか」を一言でも残しておくと、表示がおかしくなった時に原因をたどりやすくなります。
- 直したあとに、スマホで確認するパソコンの画面だけでなく、スマホでも表示を確かめます。診療時間、地図、電話番号の3つは特に見ておきたい点です。
- おかしい時は、それ以上触らない表示が崩れた時に、自分で何とか直そうとして触りすぎると、かえって悪化することがあります。その時点で、制作会社や保守会社に連絡します。
管理画面のID・パスワードの共有に注意
1つのIDを全員で使うと、誰がいつ何を直したかがわかりません。可能なら職員ごとにIDを分け、退職した人のIDは削除してください。二段階認証についてはWordPressの二段階認証の解説記事で解説しています。
人が替わっても続く、更新の引き継ぎ方
院内で更新を担当する方が、異動や退職で替わることもあります。その時、やり方が頭の中にしかないと、更新が止まったり、間違った操作が起きたりします。
- 管理画面にログインする方法と、使うIDの種類（共有か、個人別か）
- よく行う更新の手順（診療時間の変更、お知らせの追加、写真の差し替え）
- 更新したあとに確認する画面
- 困った時の連絡先（制作会社・保守会社の担当者）
これらを簡単な手順書にしておくだけで、新しい担当の方も安心して作業できます。画面の写真を撮って、番号を振って貼りつけるだけでも十分です。
更新の頻度が上がるほど、控えの取り方や確認の習慣が重要になります。患者さんに向けたお知らせは、診療に直結するため、「間違いなく載っているか」を複数の目で確認できる体制を整えておくと安心です。
お知らせの更新を、安全に早く出すコツ
臨時休診や診療時間の変更は、急いで載せたいお知らせです。急ぐ時ほど、間違いが起きやすいため、次のコツを覚えておくと安心です。
- 日付と曜日は、カレンダーで見比べてから入力する
- 文案は先に別の場所（メモなど）に書き、職員の目で確認してから載せる
- 載せたら、スマホで開いて実際の表示を確かめる
- 期間が終わったお知らせは、消し忘れないよう日付を決めておく
古いお知らせが残っていると、患者さんが「今も休診なのか」と迷う原因になります。更新の担当者が替わっても消し忘れが起きないよう、お知らせの掲載日と掲載期間の一覧を作っておくのもよい方法です。
お知らせの文面は、誤解を招く表現にならないよう配慮してください。医療機関のホームページの表現に不安がある時は、医療広告ガイドラインの記事もあわせてご覧ください。
自分で直す範囲を、院内のルールにしておく
個人の判断に任せると、人が替わった時に引き継がれません。簡単でよいので、院内のルールとして文章にしておきましょう。
- 直してよい内容（例：診療時間、休診のお知らせ、写真の差し替え）
- 直す前にすること（例：控えの確認、内容のメモ）
- 直したあとの確認（例：スマホで表示を見る）
- 困った時の連絡先（制作会社・保守会社の担当者と連絡の方法）
「自分で直すか、お願いするか」は、手間と費用の両方で考えます。自分で行う場合と、外部に頼む場合の違いは自分でやる場合と任せる場合の違いで整理しています。
HPドクターでは、今の制作会社との契約をそのままに、保守の面から更新の状態や控えの有無を確認するお手伝いをしています。院内で直す体制づくりに不安がある時は、無料のセカンドオピニオンでご相談ください。ホームページの現状を確かめたい場合は、無料の自動診断もご利用ください。
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無料でセカンドオピニオンを受けるよくあるご質問
職員が管理画面を触っても大丈夫ですか？
直す範囲を決めて、直す前の控えと直した後の確認ができていれば、小さな更新は院内で行えることが多いです。ただし、設定や更新の作業は、任せた方が安心です。
うっかり消してしまった時はどうしますか？
それ以上触らず、すぐに制作会社や保守会社に連絡してください。控えがあれば元に戻せる可能性があります。
写真は何でも載せてよいですか？
写真の大きさが大きすぎると表示が遅くなります。また、患者さんが写っている写真などは、取り扱いに注意が必要です。迷う時は専門家にご確認ください。
管理画面のパスワードを職員全員に教えてよいですか？
おすすめしません。職員ごとにIDを分け、退職した人のIDは削除する運用が安全です。
この記事は、クリニックのホームページの保守を担当する「HPドクター」編集部がまとめました。運営会社は、医療法人・医療系企業の営業・採用・教育を支援する「MedLead」も提供しています。
