クリニックのプライバシーポリシー、ホームページには何を書く？

プライバシーポリシーとは何か：なぜホームページに載せるのか

プライバシーポリシーとは、その医院がホームページを通じて預かる情報を、どう扱うのかを書いた文書です。「個人情報保護方針」「個人情報の取り扱いについて」といった名前で、ホームページのフッター（ページ下部）に置かれていることが多いものです。

クリニックのホームページでは、次のような場面で情報を預かります。

• 問い合わせフォームに入力された、氏名・連絡先・相談内容
• ネット予約を使っている場合の予約情報
• 採用ページから届く応募情報
• アクセスの傾向を調べる仕組み（アクセス解析）で取得される情報

ホームページに載せておくと、利用する方が「この情報は何に使われるのか」を事前に確かめられます。フォームの前に説明があるだけで、入力する方の安心につながります。

ただし、どのような文面が法律上必要かは、医院の運営の形や取り扱う情報によって異なります。この記事は一般的な考え方をまとめたもので、個別の判断は弁護士や専門家にご確認ください。

書いておきたい6つの項目

ひな形をそのまま貼るのではなく、自院の実態に合わせて書くことが大切です。最低限、次の6つの項目を押さえておくと、読む方に伝わりやすくなります。

ホームページの仕組みと、文面が食い違わないようにする

文面を書くときは、自院のホームページが実際にどんな仕組みで情報を扱っているかを確かめる必要があります。患者さん向けのページだけを見ていても、裏側の設定までは分からないことが多いためです。

確かめたい点は、たとえば次のようなものです。

通信の暗号化の状態は、アドレス欄の鍵マークで見分けられます。表示に注意が出ている場合は「保護されていない通信」と出る時の確認も参考にしてください。

なお、予約やフォームの安全面の考え方はネット予約のセキュリティでも解説しています。文面を整える前に、仕組みの面の点検も行っておくと安心です。

文面を作る時の進め方

プライバシーポリシーを新しく作る、または見直す時は、次の順に進めると迷いにくくなります。

1. 現状を書き出すホームページで預かる情報を、フォーム・予約・採用・アクセス解析などの種類ごとに書き出します。
2. 仕組みを制作会社に確認する情報の届き先、保管場所、外部サービスの有無を、制作会社や保守会社に確認します。
3. 文面の案を作る6つの項目に沿って、自院の言葉で案を書きます。難しい言い回しは避け、読む方に伝わる表現にします。
4. 専門家に見てもらう必要に応じて、弁護士など専門家に文面を確認してもらいます。法律の解釈が絡む部分は、自己判断で断定しないでください。
5. ホームページに載せ、フォームからリンクするフッターと、問い合わせフォームの入力画面の近くに、文面へのリンクを置きます。

文面は、他院のものを写して使うのは避けてください。院の実態と違う内容を載せてしまうおそれがあるほか、文章の著作権にもかかわる場合があります。参考にするとしても、自院の流れに合わせて書き直すことが大切です。

公開後の見直しと、困った時の相談先

プライバシーポリシーは、一度載せたら終わりではありません。次のような場面で、文面の見直しが必要になります。

• 予約システムやフォームの仕組みを変えた時
• 採用ページなど、新しい情報を預かる機能を足した時
• 窓口の電話番号やメールアドレスが変わった時
• 担当者が代わり、問い合わせの受付体制が変わった時

少なくとも年に一度は、文面と実際の運用が合っているかを確認する日を決めておくとよいでしょう。見直した日は、ページ末尾の更新日にも反映させます。

問い合わせフォームの送信先や、情報の見られる範囲といった仕組みの面は、ホームページの専門家でないと確かめにくい部分です。「今の制作会社との契約はそのまま、仕組みの確認だけ第三者に頼みたい」という場合は、HPドクターの無料セカンドオピニオンをご利用いただけます。お問い合わせはこちらからどうぞ。