ホームページの「更新履歴」を残しておく理由と方法

更新履歴とは？なぜ残しておくとよいのか

更新履歴とは、ホームページを直した記録のことです。難しいものではなく、「何月何日に、誰が、どこを、どう直した」を書き留めたメモのようなものと考えてください。

残しておくと、次のような場面で助けになります。

• 表示が崩れた時：直近の変更が分かり、原因を探す範囲を狭められる
• 担当者が代わった時：前任者が何をしていたかを引き継げる
• 制作会社や保守会社に相談する時：状況を正確に伝えられる
• 内容の確認が必要になった時：いつ・どの表現に直したかを後から確かめられる
• 不審な変更に気づく時：覚えのない変更があれば、早く気づける

特に最後の点は、セキュリティの面でも大切です。誰も直していないはずのページが書き換わっていたら、異変のサインかもしれません。確認の観点は乗っ取りのサインの確認方法も参考にしてください。

何を残せばよいのか：5つの項目

記録は細かすぎると続きません。次の5つを、1回の更新につき1行で残す形が、現実的です。

無理なく続ける、記録の方法

記録の道具は、院内で使い慣れているもので十分です。大切なのは、直すたびに書く習慣をつくることです。

保守会社に任せている場合は、報告書の中に更新の記録が含まれていることもあります。その場合でも、院内で直した分は含まれないため、院内の分は院内で記録すると、全体像がつかめます。月次の報告に何を載せてもらうとよいかは、保守の頼み方の記事でも触れています。

記録を保管する時は、見られる人を限ることも忘れないでください。履歴には、どのページをいつ直したかという情報が並びます。院外の人に自由に見られる場所ではなく、院内の職員と、保守を任せている会社だけが見られる場所に置くと安心です。

また、直す前の状態の控えを取っておくことも大切です。控えの取り方はバックアップの取り方をご覧ください。

更新の流れの中に、記録を組み込む

記録を忘れないためには、更新の手順の中に記録を入れてしまうのが有効です。次の流れを、院内の更新担当者の共通ルールにしておくと続けやすくなります。

1. 直す内容を決める誰が見ても分かるよう、直す内容を一言で書き出します。診療時間や休診日は、院内で確認を取ってから直します。
2. 直す前に控えを取る直す前のページの写真（画面の保存）や、元の文章を残します。大きな変更の前は、サイト全体の控えがあるかも確かめます。
3. 直す指示された範囲だけを直します。ほかの場所は触りません。
4. スマホで確認する表示、電話番号、リンクが正しく動くかを、スマホで確かめます。
5. 履歴に1行書く日付、担当者、直した場所、内容と理由、確認の結果を記録します。

この5ステップを守れば、記録と確認の両方が自然に残ります。自分で直す際の注意点は自分で直す時の注意点にまとめています。

よくある失敗と、その対策

更新履歴は、始めても途中で止まってしまうことが少なくありません。よくある失敗と、その対策を挙げます。

特に、担当者が代わった時に引き継げるかが、履歴の価値を左右します。記録の置き場所と、書き方の見本を、引き継ぎ資料に入れておいてください。

また、履歴は「間違いを責めるためのもの」ではありません。直した人が気軽に書けるよう、「誰かの落ち度を探すものではなく、原因を早く見つけるためのもの」と、院内で共有しておくことをおすすめします。

履歴に残した内容が、診療時間や休診日など、患者さんが頼りにする情報の場合は、直したあとの確認を丁寧に行ってください。医療広告として載せている表現を直す場合は、厚生労働省の医療広告ガイドラインに沿っているか、迷う表現は所管の保健所等にご確認ください。

見直しと、困った時の相談先

履歴は、書いて終わりではなく、月に一度ほど見返すと役に立ちます。見返す時は、次の点を確かめてください。

• 覚えのない変更が入っていないか
• 直したままになっている古い情報がないか
• 同じ場所を何度も直していないか（仕組みの問題のサインのことがあります）
• 記録が途切れていないか

もし、履歴を見て覚えのない変更に気づいた場合や、直したあとにページが崩れて原因が分からない場合は、慌てて自分で触り続けず、制作会社や保守会社に状況を伝えて相談してください。履歴があれば、状況をそのまま共有できます。

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