更新・保守
医院のホームページ、閉院・移転の時にやること
閉院や移転は、診療の引き継ぎ、スタッフや患者さんへの案内、各種届出など、やることが山のようにある時期です。そのなかで、ホームページは後回しになりがちです。しかし、閉院後も古い診療案内が残っていたり、移転後も旧住所が載ったままだったりすると、患者さんが迷ってしまいます。また、契約を整理しないまま放置すると、費用が発生し続けることもあります。この記事では、閉院・移転の時にホームページで確認したいことを、順番に整理します。
まず、ホームページを「どうするか」を決める
最初に決めたいのは、ホームページの今後の扱いです。閉院と移転では、考え方が少し違います。
| 状況 | よくある選択 | 考えたい点 |
|---|---|---|
| 移転して診療を続ける | 同じホームページを引き続き使い、住所や地図を更新する | ドメインを変えるかどうか、旧住所の情報が検索結果に残る期間 |
| 閉院して診療をやめる | 一定期間はお知らせを載せたうえで、公開を終える | 患者さんへの案内の期間、診療録の請求先の案内 |
| 別の医院に引き継ぐ | 引き継ぎ先の案内を載せる | 引き継ぎ側との契約や名義の整理（承継時のチェックリスト） |
閉院後の診療録の保管や請求先の案内など、法律や制度に関わる内容は、載せ方も含めて、所管の保健所や専門家にご確認ください。この記事では、ホームページの面に絞って整理します。
時系列で進める、ホームページの段取り
おおまかな流れは、次のとおりです。日付は、閉院日・移転日の予定から逆算して決めてください。
- お知らせを載せる閉院日や移転日が決まったら、トップページにお知らせを載せます。患者さんへの院内の掲示や、紙の案内と、日付や文言をそろえます。
- 移転先・連絡先を案内する移転の場合は、新しい住所・地図・電話番号・診療時間を載せます。閉院の場合は、引き継ぎ先の医院や、診療録に関する問い合わせ先があれば案内します。
- 予約・問い合わせの受付を整える受付の終了日を決め、予約や問い合わせのフォームの扱いを決めます。受付を止めたあとも、届き先のメールは一定期間確認します。
- 契約の期限と名義を確認するドメイン、サーバー、保守の契約の期限と名義、請求先を一覧にします。解約や名義変更の手続きが必要か、制作会社と確認します。
- 公開を続けるか閉じるかを決める閉院後も案内を残すのか、非公開にするのかを決めます。決めたら、契約の整理と合わせて実行します。
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契約と名義の整理で、見落としやすい点
ホームページに関わる契約は、複数にまたがっていることがほとんどです。解約や更新の時期が違うため、一つずつ確認しないと、不要な支払いが続いたり、必要なものを止めてしまったりします。
- ドメイン：更新の期限と、契約者の名義（ドメインの持ち主の確認）
- サーバー：契約の期限と、解約の方法（サーバー契約が切れるとどうなるか）
- 保守・制作会社との契約：期間と、解約の条件（保守契約を解約する時の注意）
- メール：ドメインのメールを使っていた場合、解約後は使えなくなる
ドメインを解約すると、メールも使えなくなります
閉院後も、患者さんからの問い合わせや書類請求のメールが届く可能性があります。ドメインやメールの解約の時期は、一定期間の受け取りを考えて決めてください。
ドメインの更新を忘れた場合に何が起きるかは、ドメインの更新を忘れるとどうなるかで整理しています。閉院の場合も、意図しない形で切れるのではなく、時期を決めて整理することが大切です。
患者さんへの案内で気をつけたいこと
閉院や移転のお知らせは、患者さんが次の行動を決めるための大切な情報です。ホームページに載せる時は、わかりやすさと日付の正確さを最優先にしてください。
- 日付は「年・月・日」まで書き、曜日も添える
- 移転の場合は、新しい住所・地図・最寄り駅・電話番号を同じ場所にまとめる
- 閉院の場合は、お礼の言葉と、引き継ぎ先や相談先があればその案内を載せる
- 紙の案内や院内の掲示と、文言と日付をそろえる
また、お知らせはトップページの目立つ位置に置き、診療案内など他のページにも古い情報が残っていないか確認します。診療時間や医師の名前のように、更新を忘れやすい箇所は、チェックリストにしておくと安心です。
閉院の際の診療録の保管や、患者さんからの書類の請求先などの案内の内容は、法律や制度に関わります。載せ方も含めて、所管の保健所や専門家にご確認ください。
移転・閉院の準備チェックリスト
最後に、ホームページに関して、抜け漏れを防ぐためのチェックリストをまとめます。印刷して、日付を書き込みながら進めてください。
- 閉院日・移転日が決まった日に、お知らせの文案を作成した
- トップページにお知らせを載せた（日付は年月日まで）
- 移転先の住所・地図・電話番号を載せた
- 予約・問い合わせの受付の終了日を決めた
- ドメイン・サーバー・保守の契約の期限と名義を一覧にした
- 解約する契約と、続ける契約を決めた
- 地図サービスやSNSの情報も更新した
- メールの受け取りを続ける期間を決めた
すべてを一人で抱え込む必要はありません。契約の洗い出しや、制作会社との調整のように手間のかかる部分は、外部に任せる方が、本来の診療や引き継ぎに集中できます。
移転後に残りやすい、古い情報の確認
移転や閉院の後には、ホームページの外にも古い情報が残ります。ご自身で更新できるものから順に見直しましょう。
- 地図サービスに登録している院の情報
- SNSや紹介サイトの住所・電話番号
- 名刺・チラシ・院内の掲示物
- 電話の自動音声案内
- 予約サービスの設定
ホームページ側では、旧住所の記載がページの下部や、お問い合わせのページに残っていないかを確認します。検索結果に古い情報が表示される期間があるため、新しい情報のお知らせを、早めに載せておくと安心です。
HPドクターでは、今の制作会社との契約をそのままに、ドメイン・サーバー・保守の契約の洗い出しや、引き継ぎ時の状態確認のお手伝いをしています。閉院や移転の準備でホームページの整理に困った時は、無料のセカンドオピニオンでご相談ください。ホームページの現状を先に確かめたい場合は、無料の自動診断もご利用ください。
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無料でセカンドオピニオンを受けるよくあるご質問
閉院したら、ホームページはすぐ消すべきですか？
すぐに消さず、一定期間は閉院のお知らせや連絡先を載せておく方が、患者さんには親切なことが多いです。期間は、院の方針や制度に沿って決め、必要に応じて専門家にご確認ください。
移転する時、ドメインは変えた方がよいですか？
医院の名前が変わらない場合は、同じドメインを続けることが多いです。名前や地域名をドメインに含めている場合は、制作会社と相談して決めてください。
契約を解約するタイミングはいつですか？
契約によって違います。期限と解約の条件を一覧にして、公開を終える日・メールが不要になる日と合わせて決めてください。
制作会社と連絡が取れない場合はどうしますか？
契約書やメールの記録から、ドメインやサーバーの契約先を探します。難しい場合は、保守会社や専門家に相談する方法もあります。
この記事は、クリニックのホームページの保守を担当する「HPドクター」編集部がまとめました。運営会社は、医療法人・医療系企業の営業・採用・教育を支援する「MedLead」も提供しています。
