医療機関のルール
ホームページのメール配信・メルマガを始める前に決めること
患者さんに休診のお知らせや季節の健康情報を届けたい。ホームページにメルマガの登録欄を付けたい。そう考える院長や事務長の方は少なくありません。ただ、メールの配信は一度始めると、名簿の管理や配信のルールなど、続けるための仕事が生まれます。この記事では、ホームページからメール配信を始める前に、院内で決めておきたいことを順番に整理します。法律や医療広告にかかわる部分は一般的な考え方にとどめますので、迷う点は専門家や所管の窓口にご確認ください。
メルマガを始める前に、まず「何のために送るか」を決める
メルマガとは、登録してくれた方に、メールで定期的にお知らせを届ける仕組みです。ホームページの登録欄から、患者さんご自身がメールアドレスを入れて申し込む形が一般的です。
始める前に、まず「何のために送るのか」を一文で言えるようにしておくと、後の判断がぶれません。たとえば次のような目的が考えられます。
- 休診日や診療時間の変更を、確実に届けたい
- 季節ごとの診療案内（予防接種の受付開始など）を知らせたい
- 健康に関する一般的な情報を、定期的にお届けしたい
目的がはっきりしないまま始めると、「何を書くか」で毎回悩み、そのうち配信が止まってしまいがちです。配信が止まったまま登録欄だけが残ると、受け取る方にも不安が残ります。
また、すでにあるお知らせ欄やSNSで足りる場合もあります。SNSとホームページの優先順位の考え方も参考に、メール配信が本当に必要かを一度考えてみてください。
目的は「届けたい相手」とセットで
「誰に」「何を」「どのくらいの頻度で」の3つを並べて書き出すと、必要な準備が見えてきます。
登録と解除の方法を決める
メルマガで特に大切なのは、受け取る方が自分の意思で登録し、いつでも簡単にやめられることです。こちらが集めたアドレスに一方的に送ることは、迷惑に感じられやすく、信頼を損ねる原因にもなります。
登録の方法は、ホームページの登録フォームから、本人が自分でアドレスを入力する形が基本です。フォームの先にどんな仕組みを使うかは、制作会社や保守会社と相談して決めます。
- 登録フォームを用意するどんな内容を、どのくらいの頻度で送るかを、フォームの近くに書きます。
- 確認のメールを送る入力されたアドレスが本人のものか、確認のメールで確かめる方法があります。
- 解除の方法を毎回の文面に書くメールの末尾に、解除のやり方を分かりやすく載せます。
- 解除の依頼にはすぐ対応する解除した方に、その後は送らないよう、名簿から外します。
法律上のルールが関わる部分もあるため、細かな決まりは専門家にご確認ください。一般的には、「誰が送っているか」「どうやめるか」が受け取る側に分かることが大切だと言われています。
診療の予約や問い合わせの返信メールとは、役割が違います。自動返信メールの考え方もあわせてご覧ください。
あなたのクリニックのホームページは大丈夫？
アドレスを入れるだけで、ニュースになった弱点に当てはまりそうか・鍵マークは大丈夫かなどを約10秒で自動診断します。
送る内容と頻度を決める
次に、どんな内容を、どのくらいの頻度で送るかを決めます。クリニックのメール配信では、内容の扱いにも気をつけたい点があります。
| 項目 | 決めておきたいこと | 考え方の例 |
|---|---|---|
| 内容の範囲 | 診療のお知らせ中心か、健康情報も含めるか | 最初は範囲を狭くして始める |
| 頻度 | 月に何回送るか | 続けられる回数にする |
| 表現 | 治療や効果に関する言い方 | 厚生労働省の医療広告ガイドラインに沿って確認する |
| 確認する人 | 送る前に誰が見るか | 1人で完結せず、院内でもう1人が目を通す |
治療の効果や、他院との比較にふれる文面は、慎重な扱いが求められます。迷う表現は、所管の保健所等にご確認ください。詳しくは医療広告ガイドラインとホームページの関係にもまとめています。
頻度は、多すぎると解除につながりやすく、少なすぎると忘れられてしまいます。「忙しい時期でも続けられる回数」を基準に決めるのが安全です。
診療の個別のご相談は、メルマガでは扱いません
メルマガは多くの方に同じ内容を届けるものです。症状のご相談や個人の情報にかかわるやり取りは、別の方法（電話や診察）に案内する形にしておくと安心です。
名簿の管理と、院内の分担を決める
メルマガを始めると、メールアドレスの名簿（配信先のリスト）を持つことになります。名簿は個人情報にあたるため、誰が見られるか、どこに保管するかを決めておく必要があります。
- 名簿を見られる人を、必要な人だけに限る
- 管理画面のパスワードを共有せず、担当者ごとにアカウントを分ける
- 解除の依頼があった時の、対応の担当と手順を決めておく
- 配信をやめる場合の、名簿の扱い（削除するか）を決めておく
フォームに入力された情報の保管と削除の考え方は、メルマガの名簿にも通じる内容です。
配信の仕組みは、ホームページの保守とは別のサービスを使うことが多く、そのサービスの管理画面にも、パスワードや二段階認証の管理が必要です。管理画面に入れる人の見直しの考え方が役に立ちます。
そして、誰が文面を作り、誰が配信ボタンを押すのかを決めておきます。担当者が休んだ時の代わりの人も決めておくと、配信が止まりにくくなります。
始める前のチェックリストと、迷った時の相談
最後に、始める前に確認したい点を並べます。1つでも「決まっていない」があれば、そこを先に決めてから登録欄を公開しましょう。
- 何のために、誰に送るのかを言える
- 本人が自分で登録でき、いつでも解除できる
- 送る内容の範囲と頻度が決まっている
- 文面を送る前に、院内でもう1人が確認する
- 名簿を見られる人と、保管の場所が決まっている
- 担当者が休んだ時の代わりの人が決まっている
ホームページの登録欄やフォームを増やすと、表示や迷惑メール対策など、ホームページ側で見直すことも出てきます。問い合わせフォームのスパム対策も、あらかじめ確認しておくと安心です。
HPドクターでは、ホームページの保守として、フォームやメールまわりの確認も担当制でお受けしています。まずは無料の自動診断で現状を確かめるか、無料セカンドオピニオンでご相談ください。今の制作会社との契約はそのままで構いません。
ホームページにも、セカンドオピニオンを
今の制作会社との契約はそのままで、専門家が無料で詳しく確認し、「誰が何を直せばよいか」を制作会社にそのまま渡せる形でお送りします。
無料でセカンドオピニオンを受けるよくあるご質問
メルマガは、患者さんのメールアドレスを集めてすぐに始められますか？
登録は本人が自分で行い、いつでも解除できる形が基本です。一方的に集めたアドレスへ送ることは避けてください。法律上の細かな決まりは、専門家にご確認ください。
メルマガと、予約の自動返信メールは同じものですか？
役割が違います。自動返信は、問い合わせや予約に対して1通ずつ返すものです。メルマガは、登録した方へ定期的に同じ内容を届けるものです。
どのくらいの頻度で送ればよいですか？
決まった回数はありません。忙しい時期でも続けられる回数を基準にしてください。多すぎると解除されやすくなります。
メルマガに載せる内容で、気をつけることはありますか？
治療の効果や他院との比較にふれる表現は、慎重に扱います。厚生労働省の医療広告ガイドラインに沿って確認し、迷う表現は所管の保健所等にご確認ください。
配信をやめたくなった時は、どうすればよいですか？
登録欄を外し、登録者にその旨を伝えたうえで、名簿の扱いを決めます。何も言わずに止めると、受け取る方が不安になります。
この記事は、クリニックのホームページの保守を担当する「HPドクター」編集部がまとめました。運営会社は、医療法人・医療系企業の営業・採用・教育を支援する「MedLead」も提供しています。
