ホームページの問い合わせフォームに届く営業メールへの対応

営業メールは、なぜ問い合わせフォームに届くのか

ホームページの問い合わせフォームは、誰でも入力して送れるように作られています。そのため、患者さんだけでなく、営業目的の人や、自動で多くの送信先に送るしくみからの連絡も届きます。クリニックに限った話ではなく、ほとんどの法人サイトで起きることです。

営業の連絡には、ホームページ制作、集患のサービス、採用の支援、機器の販売など、さまざまな種類があります。文面が丁寧で、一見すると問い合わせのように見えるものもあるため、判断に迷う時もあるでしょう。

ここで知っておきたいのは、営業メールが届くことそのものは、ホームページが壊れている、攻撃されているといった異常のサインではない、ということです。ただし、同じ内容が大量に届く場合は、自動で送られるいわゆるスパム（迷惑な送信）の可能性があります。その場合は、迷惑メールが増えた？問い合わせフォームのスパム対策もあわせて確認してください。

患者さんからの連絡と、営業の見分け方

見分けるための目安を表にまとめました。一つだけで決めつけず、いくつかを合わせて判断してください。

ただし、患者さんの連絡であっても、短い文面で分かりにくいことがあります。迷った時は、営業と決めつけずに、院内の決めた手順で扱うようにしましょう。患者さんの連絡を見落とすことのほうが、院にとっての損失が大きいためです。

なお、問い合わせフォームに入力された情報の扱いについては、問い合わせフォームに入力された情報の保管と削除の考え方で整理しています。

返信するかどうか、院内でどう共有するか

営業の連絡への基本的な考え方は、「返信しなくてもよい」です。院に義務があるわけではなく、関心がなければ、そのまま対応しなくて構いません。返信すると、かえって別の営業につながることもあります。

そのうえで、院内での扱いを決めておくと、毎回迷わずに済みます。次のような流れが、無理のない一例です。

1. まず開封者が仕分ける患者さんの連絡、営業、判断に迷うものの3つに分けます。迷うものは、院長か事務長に確認します。
2. 営業は返信せず、保管するか削除する必要な場合に備え、一定期間は保管し、その後は削除する、といった院の決まりを作ります。
3. 患者さんの連絡は、決めた期限内に返信する例として、診療日の当日中に一次返信をする、など、院の運用に合わせて決めます。
4. 同じ営業が続く時は、担当に相談する件数が増える、不審な内容が混ざる、といった時は、制作会社や保守の担当に確認します。

営業の連絡の中には、「ホームページに問題があります」といった不安をあおる内容のものもあります。その場合も、慌てて返信や契約をせず、まず自院の制作会社や保守の担当に事実を確認してください。実際の状態は、自動診断（/check）でも確かめられます。

営業の連絡を減らすための工夫

営業メールをゼロにするのは難しいものの、減らすための工夫はいくつかあります。ホームページの作りに関わる部分もあるため、制作会社や保守の担当と相談しながら進めるとよいでしょう。

• 問い合わせフォームの入力項目に「ご相談の種類」を入れ、患者さん向けと、それ以外を分けて受けられるようにする
• フォームの近くに、「営業・勧誘のご連絡は、お返事を差し上げられない場合があります」と一文を添える
• 自動送信を防ぐしくみ（入力の確認など）が入っているか、制作会社に確認する
• 問い合わせの通知が、院内の複数人に届くようにして、見落としを防ぐ

注意点として、営業を減らそうとしてフォームを入力しにくくしすぎないようにしてください。患者さんが送れなくなっては、本末転倒です。フォームが正しく届いているかは、問い合わせが届かない時の確認ポイントで、確認の手順をご覧いただけます。

また、送信した人に自動で届く返信メールの文面は、問い合わせフォームの自動返信メールで解説しています。営業か患者さんかが分からない場合の、最初の返信の考え方にも役立ちます。

迷った時の相談先

営業メールの対応は、院内の運用の問題が大きく、正解はひとつではありません。ただ、フォームの設定や通知先の確認は、専門の知識が必要になる場面があります。ご自院のホームページの状態が気になる方は、無料の自動診断で現状を確かめてみてください。

HPドクターは、月額10,000円〜30,000円（税別）で、クリニックのホームページの保守を担当制でお手伝いしています。今の制作会社との契約はそのままで構いません。フォームの状態の確認や、営業メールが増えた時の相談も承ります。

まずは、専門家による無料セカンドオピニオンで、現状をお聞かせください。