ホームページの見積書で、保守の項目を読み解く見方

保守の項目が、分かりにくい理由

見積書には、デザインや制作の費用のほか、公開後に続く費用として、保守や運用の項目が載ることがあります。この保守の項目が分かりにくいのには、理由があります。

• 「保守一式」のように、内容がまとめて書かれている
• 会社ごとに、同じ名前でも含まれる範囲が違う
• 作業が「何回まで」「どこまで」含まれるかが書かれていない
• 緊急時の対応が、含まれるか別料金かが分からない

金額が同じでも、含まれる内容が違えば、価値は大きく変わります。逆に、金額が違っても、内容が同じなら、どちらが適切か判断しやすくなります。まず、「何が含まれているか」を確かめることが出発点です。

そもそも保守が必要な理由は、クリニックのホームページに保守は必要かに、費用全体の考え方は、保守費用の考え方にまとめています。

見積書の保守の項目は、将来の安心への支払いでもあります。使わなければ、効果が見えにくいため、「本当に必要なのか」と迷う方も多いでしょう。迷う時こそ、含まれる内容を一つずつ確かめ、納得したうえで決めることが大切です。

なお、見積書に書かれた金額は、税別か税込みか、月額か年額かも確かめます。月額で書かれているのか、年に1回まとめて請求されるのかで、実際の支払いの感覚が違ってきます。

保守の項目で、確認したい7つのこと

見積書の保守の項目を見る時は、次の表の観点で、含まれているか・含まれていないか・別料金かを確かめましょう。

特に、緊急時の対応と修正の回数は、後から揉めやすい点です。契約書の読み方は、ホームページの保守契約書で確認したい項目で、より詳しく整理しています。

たとえば、「バックアップが含まれる」と書かれていても、戻す作業まで含まれるのか、どのくらい前の状態まで戻せるのかは、別の話です。バックアップを取っていても、戻せなければ意味がありません。取る頻度、保存の場所、戻す作業の費用の3点を、あわせて確かめておきましょう。バックアップの考え方は、ホームページのバックアップの考え方にまとめています。

また、更新と点検の頻度も大切です。月に1回なのか、年に数回なのか、何か起きた時だけなのかで、安心の度合いは変わります。頻度が書かれていない場合は、質問して、書面に残してもらいましょう。

回答が曖昧なまま契約を急ぐ必要はありません。納得できるまで確かめる時間を取りましょう。

あいまいな書き方への質問の仕方と、見比べ方

見積書の書き方があいまいな時は、遠慮せずに、書面で質問することをおすすめします。電話だけで済ませると、後で「言った・言わない」になりやすいためです。

1. 分からない項目に印を付ける見積書の中で、意味や範囲が分からない項目に印を付けます。
2. 質問を書面でまとめる上の表の聞き方を参考に、質問を箇条書きにして、メールで送ります。
3. 回答を、書面で受け取る返事は、メールか書面でもらい、保管します。
4. 複数の会社で、同じ質問をする会社を比べる時は、同じ質問をして、同じ条件に並べます。
5. 院内で相談して決める院長・事務長で、含まれる内容と金額のつり合いを話し合います。

見比べる時は、金額だけで決めないことが大切です。会社を見比べる時の「同じ範囲で比べられているか」という観点は、保守会社の選び方で整理しています。

質問のメールは、短く、具体的に書きます。「保守の内容について教えてください」ではなく、「修正の依頼は月に何回まで含まれますか」のように、1つの質問に1つの答えが返ってくる形にすると、回答が分かりやすくなります。

回答をもらったら、見積書の内容と食い違っていないかを見直します。見積書には「一式」と書かれ、回答では「別料金」と言われた、というお話も伺います。食い違いがあれば、見積書を直してもらうよう依頼しましょう。

見比べる時は、同じ表を使うとよいでしょう。上の表の観点を縦に並べ、会社ごとの回答を横に並べて、含まれる・含まれない・別料金を書き込みます。違いが一目で分かり、院内での話し合いも進めやすくなります。

見積書を読んだ後の、相談と判断の目安

質問と回答がそろったら、自院に必要な範囲に照らして、判断します。次の観点が役立ちます。

• 自院は、どのくらいの頻度で更新・修正を頼みそうか
• 夜間・休日の緊急時の対応が、必要かどうか
• 予約や問い合わせフォームなど、止まると困る機能があるか
• 院内で、できる作業と、任せたい作業の線引きができているか

院内で持つ範囲と任せる範囲の考え方は、保守会社に任せる範囲と、院内で持っておく範囲の分け方も参考になります。必要のない項目を外す相談や、足りない項目を足す相談も、遠慮なさらなくて構いません。

判断に迷う時は、第三者の意見を聞くのもひとつの方法です。HPドクターでは、無料の自動診断で、ホームページの外から見える範囲の状態を確かめられます。見積書の内容の読み解きは、専門家による無料のセカンドオピニオンで承っています。今の制作会社との契約はそのままで構いません。

見積書は、一度受け取ったら終わりではなく、契約の更新や見直しのたびに読み直すものです。事業や診療の状況が変わると、必要な保守の範囲も変わります。年に1回、見直しの時期を決めておくと、ムダな項目や不足している項目に気づけます。

見積書の読み解きを、院内の誰か1人に任せきりにせず、院長と事務長の両方で目を通すと、見落としが減ります。診療の面から必要な機能と、事務の面から必要な対応を、それぞれの立場から確かめられるからです。