保守会社に任せる範囲と、院内で持っておく範囲の分け方：クリニックの役割分担

「全部お任せ」にしても、院内に残る役割がある

ホームページの保守とは、更新プログラムの適用、バックアップ、不具合の対応など、安全に表示し続けるための作業のことです。こうした技術的な作業は、専門の保守会社に任せるのが現実的です。

一方で、次のようなことは、外部の会社では判断できません。

• 診療時間・休診日・担当医など、載せている内容が今の医院の事実と合っているか
• 契約や登録の名義が、医院になっているか
• 管理画面にログインできる人の把握と、職員が代わった時の整理
• 表示が止まった時の、患者さんへの案内の判断

保守を依頼すること自体は、安心につながります。そのうえで「自分たちが持つ範囲」を決めておくことで、任せた安心が本物になります。保守の必要性や、自分でできる範囲の全体像は、ホームページの保守は必要か？でも整理しています。

任せる範囲と、院内で持つ範囲の分け方

目安として、次のように分けて考えると整理しやすくなります。実際の分担は、契約の内容に合わせて調整してください。

役割を決める手順

分担は、一度決めて終わりではなく、契約の更新や担当の交代のたびに見直すものです。次の手順で、書面にしておくと安心です。

1. 今の保守の内容を確認する契約書や料金表で、保守会社が何をしてくれるのかを確認します。保守契約書の確認項目が参考になります。
2. 院内で持つ役割を書き出す内容の確認、IDの管理、契約の管理、緊急時の連絡など、院内で持つ役割を書き出します。
3. 担当者を決める役割ごとに、院内の担当者を一人ずつ決めます。院長だけに集中させず、事務長などと分担します。
4. 代理の人も決める担当者が不在の時の代理を決めます。退職や異動にも備えられます。
5. 一枚の紙にまとめる分担表を一枚にまとめ、制作会社にも共有します。年に一度見直す日も決めておきます。

任せすぎで起きやすい困りごとと、その防ぎ方

丸投げの状態が続くと、次のような困りごとが起きやすくなります。早めに気づけるよう、症状と対処を並べました。分担に迷う場合は、無料の自動診断で今のサイトの状態を確かめてから決めると進めやすくなります。

どれも、悪意のあるものではなく、役割が決まっていないことで起きます。内容の確認は、お知らせや診療時間など数項目を見るだけでも効果があります。お知らせの点検も合わせて活用してください。

場面別：困った時、最初に誰が動くか

分担を決めておく大きな利点は、困った時の動き出しが早くなることです。よくある場面ごとに、最初の動きをまとめました。

表示が止まった時の確認の順番はホームページが表示されない原因と確認順に、改ざんが疑われる場合の最初の動きはホームページが改ざんされた時の対処にまとめています。分担表と合わせて、緊急時の連絡先を一枚の紙にしておくと、受付の方も動きやすくなります。

契約書に書いておきたい、分担にかかわる文言

口頭で決めた分担は、担当が代わると消えてしまいます。契約書や、やり取りの文面に、次のような点を残しておくと確実です。

• 保守会社が行う作業の一覧（更新、バックアップ、点検など）と、その頻度
• 作業の報告の方法と、報告の頻度
• 緊急時の連絡先と、受付の時間帯
• 契約の名義（ドメイン・サーバーなど）が誰になっているか
• 契約を終える時の、データの引き渡しの方法

まだ書かれていない項目があれば、更新のタイミングで追記を相談してください。文面の確認に迷う場合は、専門家にも確認すると安心です。

分担を見直したほうがよいサイン

次のような状況になったら、分担を一度見直すタイミングです。

• 保守会社や制作会社の担当者が代わった
• 医院の職員が入れ替わり、ホームページの担当が不明になった
• 診療科や診療時間、医院の体制が変わった
• 契約の更新時期が近づいている
• 表示や連絡のトラブルが、続けて起きた

見直しは、大げさな会議である必要はありません。分担表を机に広げ、「今も実態に合っているか」を5分ほどで確かめるだけでも、ずれに気づけます。

見直しの際は、保守会社に「今の分担はこうなっているが、実態に合っているか」を確認してください。変更を相談しにくい場合や、そもそも契約の内容が分からない場合は、外部の目で確認する方法もあります。

HPドクターでは、今の制作会社との契約はそのままで、ホームページの状態を確認する無料のセカンドオピニオンを行っています。分担の整理や、契約の読み解きに迷う場合は、ご相談ください。