ホームページの「お知らせ」が古いままになっていないかの点検

お知らせ欄が古いままになると、何が困るのか

お知らせ欄は、ホームページの中でも更新の有無が最も目に入りやすい場所です。日付の入ったお知らせが並んでいるため、新しいか古いかが一目で伝わります。

古い内容が残っていると、次のようなことが起こり得ます。

• 終わったはずの行事やキャンペーンの案内が出ていて、問い合わせが入る
• 休診日や診療時間の古い案内が残り、患者さんが来院して戸惑う
• 一番上の日付が1年以上前で、「この医院は今も診療しているのか」と不安にさせる
• 電話番号や住所など、変わった情報が古いまま残る

ここで大切なのは、お知らせの数を増やすことではなく、今の情報と合っていることです。毎週更新する必要はありません。載っている内容が、今も正しいかどうかが大事です。更新の目安は更新頻度の目安でも触れています。

お知らせ欄が古くなる主な理由

お知らせ欄が古くなるのは、怠けているからではありません。多くの場合、仕組みの問題です。

どの理由も、担当と手順と日程を決めることで、かなり改善できます。次の章で、具体的な点検の進め方を紹介します。

点検の手順：3つの分かれ道で整理する

お知らせ欄を一通り眺め、1つずつ「終わった内容か」「続いている内容か」「患者さんの行動に関わる内容か」に分けて考えます。

1. お知らせを全部書き出す一番新しいものから古いものまで、題名と日付を一覧にします。ページが長い場合は、直近1年分から始めます。
2. 3つに分ける図のとおり、「終わった」「続いている」「行動に関わる」に分けます。
3. 行動に関わるものを先に直す診療時間、休診日、予約の方法、電話番号などは、最初に今の情報と見比べます。ここが古いと、患者さんが困るためです。
4. 終わったものを整理する期限が過ぎた案内は、下げるか、「過去のお知らせ」にまとめます。
5. 続いているものを確かめる今も有効かを確認し、内容が変わっていれば直します。日付の表示も見直します。

整理するときの考え方と、注意点

お知らせを整理する時は、次の点に気をつけてください。

• 消す前に控えを取る：画面の保存や、文章の控えを残しておくと、後から確認できます
• 日付は書き換えない：内容を変えていないのに、日付だけ新しくするのは避けます（新しく見せるための操作は、誤解のもとになります）
• 医療広告の観点を忘れない：治療内容や料金、実績などの表現を載せる場合は、厚生労働省の医療広告ガイドラインに沿って確認します。迷う表現は、所管の保健所等にご確認ください
• 他のページとの食い違いに注意：トップのお知らせと、診療案内のページで、診療時間が食い違っていないかを確かめます

また、整理した記録は残しておくと便利です。更新履歴の残し方も参考にしてください。直した日、直した人、内容を1行残すだけで、後から迷いません。

読まれるお知らせの書き方の基本

点検のついでに、お知らせの書き方も整えておくと、患者さんに伝わりやすくなります。難しい工夫は要りません。次の4点を意識するだけで十分です。

また、お知らせの数が多い場合は、新しい数件だけをトップに出し、それ以前は一覧ページにまとめる構成も有効です。トップが整理されて見やすくなり、点検の負担も減ります。この構成にするには仕組みの変更が必要なことがあるため、制作会社や保守会社に相談してください。なお、一覧にまとめる場合も、古い案内の内容が今の情報と食い違っていないかは、時々確かめておきましょう。

スマホで見る患者さんが多いため、長い文章よりも、短い文と箇条書きが読みやすくなります。書いたあとは、スマホで開いて、一目で内容が分かるかを確かめてください。スマホでの見え方はスマホで見づらい時の確認点も参考になります。

点検を続けるための仕組みづくり

一度整理しても、放っておけばまた古くなります。続けるために、次の3つを決めておきましょう。

• 担当者：お知らせ欄の点検をする人（事務長や受付の責任者など）
• 時期：毎月初め、四半期ごと、年末年始の前後など、覚えやすいタイミング
• 基準：何を載せるか、いつ下げるか（例：期限のある案内は、期限の翌月に下げる）

年末年始、お盆、連休、学会などによる休診は、案内を出す時期と、終わったあとに下げる時期をセットで考えると、出しっぱなしを防げます。休診の案内の出し方は休診のお知らせの体制づくりにまとめています。

自院で点検する時間が取れない、お知らせを直す手順がそもそも分からない、といった場合は、専門家に任せることもできます。HPドクターでは、今の制作会社との契約はそのままで、無料のセカンドオピニオンを受け付けています。お問い合わせはこちらからどうぞ。