保守の頼み方・選び方

ホームページ保守の月次報告に載せてほしい項目：院長が見るポイント

公開 2026年10月26日　約5分で読めます

ホームページの保守を頼んでいても、「実際に何をしてもらっているのか分からない」と感じることはありませんか。月ごとの報告があれば、作業の中身が見えて安心ですが、専門用語が並ぶだけの報告では、読んでもよく分かりません。この記事では、保守会社からの月次報告に載っていてほしい項目と、院長・事務長が読む時の見どころ、報告に不足がある時の頼み方を整理します。

月次報告は、何のためにあるのか

月次報告の目的は、見えにくい保守の作業を「見える」ようにすることです。ホームページの保守は、問題が起きていない時ほど作業の成果が目に見えません。報告があって初めて、点検が行われたこと、更新が行われたことを確認できます。

報告には、大きく3つの役割があります。

作業の確認：頼んだ作業が行われたか
状態の共有：今、ホームページがどんな状態か
次の判断の材料：更新や改善、契約内容を見直すきっかけ

保守の契約に何が含まれるかは、会社ごとに違います。契約前の確認は保守契約書で確認したい項目もご覧ください。報告の形式や頻度も、契約の時点で決めておくのが理想です。

報告に載っていてほしい6つの項目

次の6つが載っていれば、院長や事務長が内容を把握しやすくなります。

項目	書かれていてほしい内容	院長が見るポイント
実施した作業	更新・修正・点検の内容と日付	頼んだ作業が漏れていないか
点検の結果	表示、お問い合わせフォーム、鍵マーク（通信の暗号化）などの確認結果	問題があった時の対応が書かれているか
バックアップ	控えを取った日と保管先	直近の日付になっているか
期限の予定	ドメイン・サーバー・証明書の更新時期	1〜3か月以内に期限が来るものがないか
対応した件	不具合や相談への対応の経緯	原因と対策が分かるか
お願い・提案	院側の判断が必要なこと、改善の提案	期限と選択肢が示されているか

期限については、ドメインやサーバーの更新が切れると、ホームページやメールに影響が出ます。報告で更新時期が見えていると、安心です。今のサイトの状態を確かめたい方は、無料の自動診断もご活用ください。

報告を受け取った時の、5分チェック

報告書は、全部を理解しようとしなくても大丈夫です。次の流れで、5分ほどで要点を確認します。

「お願い」の欄を先に読む院側で決める事項や、期限のあるものが無いかを確認します。
期限の予定を見る近いうちに更新が必要なものが無いかを見ます。
点検の結果で「要対応」を探す問題の有無と、直したかどうかを確認します。
分からない言葉に印をつける後で、担当者に質問する時のメモにします。
報告書を保管する日付順に保存します。履歴として役立ちます。

分からない言葉は、聞いて構いません

「この項目は何を確認したものですか」「放置するとどうなりますか」と質問するのは、ごく自然なことです。かみくだいて説明してくれるかは、会社を見る目安にもなります。

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報告書の例：このくらいの書き方なら読みやすい

専門用語を使わなくても、報告は十分に伝わります。たとえば、次のような短い書き方なら、院長や事務長がすぐに内容をつかめます。

項目	書き方の例
実施した作業	10月8日：診療時間の表示を変更しました。スマホでも確認済みです。
点検の結果	表示・お問い合わせフォームは正常でした。通信の暗号化（鍵マーク）も有効です。
バックアップ	10月15日に取得しました。次回は11月15日の予定です。
期限の予定	ドメインの更新は12月です。更新の手続きは当社で行います。
お願い	年末年始の休診日が決まりましたら、11月20日までにご連絡ください。

ポイントは、「何をしたか」だけでなく、「次に何があるか」「院側は何をすればよいか」が書かれていることです。報告が過去の記録だけで終わっていると、判断に使いにくくなります。報告の様式が決まっていない場合は、上のような表の形で書いてほしい、と依頼してみてください。

報告の中で、注意して読みたい言葉

次のような表現が出てきたら、内容を確かめておくと安心です。

「問題ありません」だけの記載：何を確認して問題なしとしたのか、確認の範囲を質問してみる
「対応中」が続いている：いつまでに終わるのか、院側で必要な対応はあるか
「推奨します」：放置した場合どうなるか、費用や期間の目安はどれくらいか
「更新が必要です」：何の更新か、いつまでか、誰が行うか
空白や前月と全く同じ内容：実際に点検が行われているかを確認する

言葉の意味が分からない時は、検索して調べるよりも、担当者に聞く方が確実です。聞いた内容は、報告書の余白にメモしておくと、後で見返す時に役立ちます。質問の履歴が残っていると、担当者が代わった時にも、院内で経緯を共有しやすくなります。

報告が足りないと感じた時は

報告の内容が不十分に感じる時は、不満を伝える前に、何が知りたいのかを整理してから相談します。

困りごと	頼み方の例
何をしてもらったのか分からない	「作業した内容を日付つきで一覧にしてほしい」
専門用語が多い	「要点だけ、3行で先頭に付けてほしい」
期限が見えない	「ドメイン・サーバー・証明書の更新時期を毎回載せてほしい」
問題への対応が見えない	「問題があった時は、原因と対応の結果を書いてほしい」
報告が不定期	「毎月◯日ごろに届く形にしてほしい」

それでも改善されない場合や、そもそも報告が無い場合は、保守の中身自体を見直すきっかけかもしれません。会社選びの観点は保守会社の選び方にまとめています。

報告に載った作業を、院内でも記録しておくと、より役立ちます。更新履歴の残し方をご参考にしてください。

報告を、ホームページの安心につなげる

月次報告は、受け取って終わりではなく、院内の管理の一部にします。ホームページは診療の窓口でもあるため、状態を院内で把握しておくことが、患者さんへの安心にもつながります。たとえば、事務長が毎月確認する、気になる点は院長に共有する、期限は院内のカレンダーに書く、といった形です。

報告の宛先を、複数の職員にしておく（担当者の不在に備える）
報告の内容について、院長へ一言でも共有する習慣をつくる（「今月は問題なし」でも構いません）
報告の保管場所を決める
期限のある項目を、院内のカレンダーに転記する
年に一度、報告の内容と契約の内容を見比べ、頼んでいる作業が実際に行われているかを確かめる

今の保守に報告がない、または内容が分かりにくい場合は、HPドクターの無料セカンドオピニオンをご利用ください。今の制作会社との契約はそのままで、ホームページの状態を専門家が確認し、分かりやすくお伝えします。

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よくあるご質問

月次報告は、毎月必要ですか？

必須の決まりはありませんが、作業が見える形で、一定の間隔で受け取れると安心です。頻度や形式は、契約の時に確認しておくとよいでしょう。

報告書が難しくて読めません。

全部を理解する必要はありません。「お願い」と「期限」の欄から読み、分からない言葉は質問してください。分かりやすい説明を添えてくれるかも、会社を見る目安になります。

報告が無い保守契約は問題ですか？

契約ごとに内容が違うため一概には言えません。ただし、作業の中身が見えないと、頼んだことが行われているか確認しにくくなります。報告を依頼できるか、まず相談してみてください。

報告書に載っていない作業を頼んでもよいですか？

契約に含まれない作業は、別途の相談になることが一般的です。含まれる作業と含まれない作業は、契約書や見積もりでご確認ください。

報告の確認も任せられますか？

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この記事は、クリニックのホームページの保守を担当する「HPドクター」編集部がまとめました。運営会社は、医療法人・医療系企業の営業・採用・教育を支援する「MedLead」も提供しています。