クリニックの採用ページを作る時の注意点｜条件・応募窓口・個人情報

採用ページは「診療案内」とは別の読み手に向けて作る

患者さんに向けたページは、診療内容や診療時間を分かりやすく伝えるものです。一方、採用ページを読むのは、これから職場を選ぼうとしている看護師、受付、医療事務などの方です。同じホームページの中でも、読み手が知りたいことはまったく違います。

求職中の方がまず知りたいのは、おおむね次のようなことです。

• どんな職種を、何人募集しているのか
• 勤務日・勤務時間・休みの取り方
• 給与や手当の考え方（募集条件）
• 院の雰囲気や、一緒に働く人の様子
• 応募したい時に、どこへどう連絡すればよいか

診療案内のページの末尾に小さく「スタッフ募集」と置くだけでは、これらに答えきれません。独立した採用ページを用意し、上の5つに順に答える形にすると、応募を考えている方が迷いにくくなります。

なお、採用ページの存在を知ってもらうには、トップページのメニューやフッター（ページ下部）から1回で行ける位置に置くことが大切です。ホームページ全体の更新の目安はホームページの更新頻度の記事も参考にしてください。

載せる内容を決める：院内で先にそろえておくこと

採用ページの作成は、制作会社に頼む前に、院内で決めておくことが多いほど順調に進みます。特に募集条件は、実際の運用と食い違うと、応募後のトラブルのもとになります。

給与や労働条件の書き方には、求人情報の出し方に関する決まりがあります。細かな表現の可否は、ハローワークや社会保険労務士など、専門の窓口にご確認ください。ここでは「実際の条件と同じ内容を書く」「変わったらすぐ直す」という基本だけを押さえておけば十分です。

応募の窓口を決める：フォームか電話か

応募の受け付け方は、大きく分けて電話、メール、ホームページ内の応募フォームの3つです。どれを選ぶかは、院内で「誰が、いつ、返事をするか」で決めるのが現実的です。

フォームを使う場合は、届いたかどうかの確認が欠かせません。患者さん向けの問い合わせフォームでも起こりますが、設定の不備で通知が届かず、応募者が待ち続けてしまうことがあります。確認の観点はお問い合わせが届かない時の確認ポイントにまとめています。

また、応募の返事の目安（「1週間以内にご連絡します」など）をページに書いておくと、応募者の安心につながります。書いた以上は、院内で返事をする担当者と日を決めておいてください。

応募者の個人情報の扱いを決めておく

応募フォームや履歴書を受け取ると、氏名、住所、経歴などの個人情報を預かることになります。患者さんの情報ほど注目されませんが、応募者の情報も大切に扱う必要があります。

院内で、最低でも次の点を決めておくと安心です。

• 応募情報を見られる人を限る（院長・事務長など）
• 履歴書の保管場所と、紙の場合は鍵のかかる場所に置くこと
• 不採用になった方の情報をいつまで保管し、どう処分するか
• 応募フォームのページに、何のために情報を使うかの説明を載せる

個人情報の扱いについて、法律上どこまで求められるかは、状況によって異なります。判断に迷う場合は、弁護士や社会保険労務士など専門家にご確認ください。フォームの個人情報に関する一般的な考え方は問い合わせフォームと個人情報でも触れています。

掲載後に起きやすいトラブルと、点検の習慣

採用ページは、作った時よりも、公開してからの管理で差がつきます。よくあるのは次のような状況です。

おすすめは、月に一度、採用ページを開いて上の表を見ながら確かめる習慣です。お知らせ欄の点検と同じ日にまとめて行うと、続けやすくなります。点検の方法はお知らせが古いままになっていないかの点検も参考にしてください。

スタッフの写真や名前を載せる場合は、本人の同意を得て、後から外したい時はいつでも言ってよいことを伝えておきましょう。院内の写真の扱いについて迷う場合は、専門家にご確認ください。

採用ページの管理で困った時は

採用ページは、増えてきた職種の追加や、募集の終了のたびに更新が必要になります。そのたびに制作会社に頼むと時間も費用もかかるため、「簡単な文言の修正は院内で、構成の変更は制作会社へ」と分けておくと動きやすくなります。自分で直す時の注意点は自分で直す時の注意点をご覧ください。

また、応募フォームの設定や、ページが正しく表示されるかといった点検は、専門の目で見てもらうと安心です。「今の制作会社との契約はそのまま、採用ページを含めて一度見てほしい」という場合は、HPドクターの無料セカンドオピニオンをご利用いただけます。お問い合わせはこちらからどうぞ。