ホームページのサーバーのメールと院内のメールの違い

「サーバーのメール」と「院内のメール」とは

まず言葉を整理します。「サーバー」とは、ホームページのデータを置いておく場所のことです。レンタルサーバーなど、契約したサービスの中にあります。そのサーバーの契約には、メールのアドレスを作る機能がついていることが多く、これを「サーバーのメール」と呼ぶことにします。

一方、「院内のメール」は、院内の業務で使っているメールの総称です。パソコンやスマホのメールのソフトで受け取っているもので、サーバーのメールとは別の契約や別のサービスで使っている場合もあれば、サーバーのメールを院内のソフトで受信している場合もあります。

つまり、メールのアドレスは同じ「@医院のドメイン」の形でも、実際にそのメールが置かれている場所は、一つとは限りません。ここが混乱の元になります。

二つの違いを表で整理する

違いを整理するために、一般的な傾向を表にまとめました。院によって実際の構成は異なりますので、あくまで目安としてご覧ください。

特に気をつけたいのは、サーバーの契約が切れた時です。ホームページだけでなく、サーバー内のメールも使えなくなることがあります。サーバー契約が切れるとどうなる？でも触れていますが、更新の管理は、メールを使い続けるためにも重要です。

また、ホームページのアドレス（ドメイン）の更新を忘れた場合も、メールが使えなくなる可能性があります。ドメインの更新を忘れるとどうなる？もあわせてご覧ください。

問い合わせの通知が届く仕組みと、確認したいこと

ホームページの問い合わせフォームに患者さんが入力すると、その内容が、あらかじめ設定したメールアドレスに送られます。この「届け先」が、サーバーのメールなのか、院内で使っているメールなのかによって、確認すべき場所が変わります。

次の点を、院内で把握しておくと安心です。

• 問い合わせの通知は、どのアドレスに届いているか
• そのアドレスは、どのサービス・契約の中にあるか
• そのアドレスの管理者（パスワードを知っている人）はだれか
• 届いた通知を、院内の何人が見られるか
• 担当者が替わった時の引き継ぎの方法は決まっているか

届け先が一人の個人のメールになっていると、その人が休んだ日や退職した後に、患者さんの連絡が誰にも見られなくなる恐れがあります。複数人で見られる共用のアドレスにしておく、複数のアドレスに同時に届くようにする、といった工夫が考えられます。

通知が届かない時の確認は、問い合わせが届かない時の確認ポイントで手順を紹介しています。また、院のメールが迷惑メール扱いされる場合は、医院のメールアドレスが迷惑メール扱いされる時の確認点が役に立ちます。

管理の分け方と、見直しの進め方

サーバーのメールと院内のメールは、役割を分けて整理しておくと、トラブルが起きた時に原因を探しやすくなります。考え方の例を挙げます。ご自院のホームページの状態が気になる方は、無料の自動診断で現状を確かめてみてください。

• ホームページ用の問い合わせの受付は、専用のアドレスに集める
• 院内の日々の業務連絡は、院内のメールの仕組みで管理する
• どの契約にどのアドレスがあるかを、一枚の一覧にしておく
• パスワードを知っている人を、一覧とは別の方法で管理する

見直しは、次の順番で進めると、無理がありません。

1. アドレスを書き出す院で使っているメールアドレスを、すべて書き出します。「info@」のような共用のものも含めます。
2. 置かれている場所を調べる各アドレスが、サーバーの契約か、別のサービスかを確認します。分からなければ、制作会社に聞きます。
3. 管理者と届け先を確認するアドレスごとに、管理者と通知の届け先、見ている人数を確認します。
4. 一覧にして残すアドレス、場所、管理者、見直した日を書いた一覧を作り、担当が替わる時に引き継ぎます。

一覧を作ってみて、「ここが分からない」という部分が見つかるのは、よくあることです。そのような時は、HPドクターの無料の自動診断（/check）でホームページの状態を確認したり、専門家による無料セカンドオピニオンで構成を整理したりできます。今の制作会社との契約は、そのままで構いません。

契約の範囲や、管理の分担の考え方は、保守会社に任せる範囲と、院内で持っておく範囲の分け方も参考になります。