制作会社にホームページの修正を頼む時の伝え方のコツ

なぜ、依頼が思いどおりに伝わらないのか

医院の側と制作会社の側では、同じ言葉でも思い浮かべているものが違うことがあります。たとえば、「トップの写真」と言っても、医院は院長の写真を、制作会社は大きなバナー画像を思い浮かべているかもしれません。行き違いが起きやすい理由は、次のようなものです。

• どのページの、どの部分かが特定されていない
• 「いい感じに」「分かりやすく」など、人によって受け取り方が違う表現を使っている
• いつまでに直してほしいかが書かれていない
• 直す内容が1通のメールに複数混ざっていて、一部が漏れる
• 電話で伝えただけで、記録が残っていない

逆に言えば、場所・内容・期限・記録の4つを意識するだけで、行き違いはかなり減らせます。

依頼に入れる5つの項目

修正を頼む時は、次の5つを書き添えると、制作会社が迷わず作業に入れます。

理由を添えると、制作会社が関連する別の場所の直し漏れに気づいてくれることもあります。診療時間のように、複数の場所に載る情報は、診療時間を変更した時の確認手順も合わせて参考にしてください。

「場所」と「中身」を、正確に伝えるための工夫

言葉だけで場所を説明するのは、意外と難しいものです。次の方法を組み合わせると、伝わりやすくなります。

1. 画面の写真を撮る直したい場所を、スマホやパソコンの画面の写真にします。上のアドレス欄まで写すと、どのページかが分かります。
2. 直したい部分に印をつける写真に丸や矢印を書き込むと、場所を取り違えずに済みます。
3. 直した後の文章を書く「以下のように変更」と、新しい文言をそのまま書いて渡します。口頭で伝えるよりも、書き写しの間違いが減ります。
4. スマホかパソコンかを書く表示が別に作られていることがあるため、どちらの画面で見たかを添えます。
5. 1通につき、1つのテーマにするいくつも直したい時は、箇条書きで番号をつけます。返信の中で、番号ごとに対応状況が分かるようになります。

やり取りを記録に残し、直ったあとを確認する

依頼は、できるだけ文字で残る方法（メールや、決まった連絡の仕組み）で行います。電話で伝えた場合も、後から「電話でお願いした内容は次のとおりです」とメールで送っておくと、記録になります。

• 依頼した日、内容、期限、担当者を1行ずつ残す
• 制作会社からの返信（受け付けた、作業した、完了した）も残す
• 完了の連絡が来たら、院内で実際に画面を見て確認する
• 直っていない点があれば、画面の写真を添えて、同じ依頼の続きとして伝える

直したあとの確認は、依頼した人とは別の人がスマホで見ると、見落としが減ります。記録の残し方は、更新履歴の残し方に具体例があります。また、月次報告に載せてほしい項目として、依頼の件数や対応状況を入れてもらう方法もあります。

依頼文の例：そのまま使える書き方

ここまでの項目を、1通の依頼文にまとめると、次のようになります。医院の状況に合わせて、言葉を入れ替えてお使いください。

最後の一文のように、関連する場所の確認も一緒に頼むと、直し漏れが減ります。依頼文を雛形としてファイルに保存しておけば、担当者が替わっても、同じ水準で依頼できます。

それでも伝わらない・返事が遅い時に考えること

依頼を整理しても、対応が遅い、何度も同じ説明が必要、といった状態が続く場合は、依頼のしかただけの問題ではないかもしれません。次のような点を、落ち着いて見直します。

• 契約の中で、修正の依頼がどこまで含まれているか（回数・範囲・期限）
• 連絡の窓口と、返信までの目安が決まっているか
• 担当者が替わって、これまでの経緯が共有されていないのではないか

契約の中身は、保守契約書で確認したい項目を参考に見直せます。連絡がつきにくい状態が続く場合は、制作会社と連絡が取れない時の進め方もご覧ください。

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