ホームページの年間の点検カレンダーを作る方法：クリニックの月次・年次チェック

点検をカレンダーにすると、何がよいのか

点検の項目を、あらかじめ日付に割り振っておくと、次のような利点があります。

• 確認の抜けが減る：「そういえば、確認していなかった」を防げる
• 担当が代わっても続く：カレンダーに予定があれば、引き継ぎが楽になる
• 小さな変化に気づける：毎回同じ項目を見ることで、いつもと違う点が分かる
• 制作会社との話が早くなる：何を見て、何が気になるのかを説明しやすい

たとえば、ある日突然、予約のボタンが押せなくなっていたとします。月に一度の確認をしていれば、最長でも1か月以内に気づけます。確認をしていなければ、患者さんからの連絡で初めて知ることになります。気づくまでの時間を短くすることが、点検の一番の役割です。

大がかりな作業は必要ありません。多くは「見るだけ」で終わる確認です。5分から10分で済む点検を、無理のない周期で繰り返すことを目指します。

4つの周期で分ける：何をいつ見るか

点検項目は、周期ごとに分けると管理しやすくなります。患者さんの来院に直結するものほど、短い周期にします。

関連する作業のやり方は、それぞれの記事にまとめています。月次の確認はお知らせの点検、3か月ごとのIDの確認は管理画面に入れる人の見直し、半年ごとの契約の確認はサーバー契約の更新漏れを防ぐ方法をご覧ください。

カレンダーに落とし込む手順

次の手順で、院内の共有カレンダーに予定を入れてしまいましょう。一度入れれば、繰り返しの予定として使えます。

1. 点検の日を決める月に1回の点検は「毎月の第1営業日」のように、決まった日にします。診療の合間に取れる時間を選んでください。
2. 項目を予定に書く予定のメモ欄に、その日に見る項目を書きます。毎回同じ文面なら、コピーして使えます。
3. 担当者を決める点検をする人と、代わりの人を決めます。予定に担当者の名前を入れておくと、引き継ぎやすくなります。
4. 結果を記録する見た日と結果を一行で残します。更新履歴と同じ場所に書くと、あとで見返せます。
5. 問題があれば連絡する気になる点があったら、画面の写真を添えて制作会社や保守会社へ連絡します。

そのまま使える：書き込み用の点検表

次の表を印刷するか、院内の表計算に写して使ってください。確認した日と、気づいたことを書き込みます。点検で気になる点が見つかった時は、無料の自動診断で状態を確かめることもできます。

△や×がついた項目は、そのままにせず、次の連絡の機会に制作会社へ伝えます。結果を記録しておくと、「いつから気になっていたか」を後から説明できます。

定期の点検に加えて：行事や変更のたびに見る臨時の点検

決まった周期とは別に、医院の動きに合わせて確認したい場面があります。次のような時は、予定にかかわらず、その場で点検してください。

こうした臨時の点検は、カレンダーには入れにくいものです。「診療時間を変えたら、必ずこの点検を行う」と、院内の決まりとして書いておくと、抜けを防げます。

点検で見つかりやすい課題と、その後の動き

点検を続けていると、いくつかの典型的な課題が見つかります。見つけたこと自体が、点検の成果です。

また、点検の結果を年に一度まとめて振り返ると、「毎回同じ項目で引っかかっている」ことが分かります。同じ課題が繰り返し出る場合は、確認の方法ではなく、仕組みや担当の決め方を見直すサインです。

見つかった課題は、その月のうちに一つだけ直すことを目標にすると、負担が小さく、続けられます。

年に一度の総点検で見直したいこと

年に一度は、細かい確認だけでなく、保守の体制そのものを見直す機会にします。

• 今の保守の内容と費用が、実際の運用に合っているか
• 月次の報告が届いているか、内容が分かりやすいか
• 契約の名義が医院になっているか
• 診療科・診療時間・医院の体制の変更が、ホームページに反映されているか
• 保守会社や制作会社への連絡先が、最新のものか

費用の考え方は保守の費用相場の記事も参考にしてください。総点検の結果をもとに、翌年のカレンダーを作り直すと、運用が少しずつ整います。

HPドクターでは、今の制作会社との契約はそのままで、ホームページの状態を確認する無料のセカンドオピニオンを行っています。点検の項目が足りているか知りたい場合は、ご相談ください。