ホームページの誤字・誤表記に気づいた時の直し方と伝え方

誤字・誤表記は「見つけた時」が対応の始まりです

ホームページを読み返していて、診療科目の名前が一文字違っている、電話番号の数字が一つ違う、医師の名前の漢字が旧字体のまま、といった誤りに気づいた経験はないでしょうか。院長や事務長としては「いつから載っていたのだろう」「患者さんは気づいていたのかな」と、少し落ち着かない気持ちになるものです。

結論から申し上げると、誤字や誤表記は、気づいた時に落ち着いて順番どおりに直せば大きな問題にならないことがほとんどです。慌てて書き換えると、今度は別の誤りを入れてしまうことがあります。まずは、見つけた内容を記録するところから始めましょう。

ただし、誤りの種類によって、急ぐべきものとそうでないものがあります。電話番号・住所・診療時間・休診日のように、患者さんの行動に直接かかわる情報は、できるだけ早く直したい項目です。一方で、文章の言い回しや句読点のような誤りは、次の更新のタイミングでまとめて直しても差し支えない場合があります。

直す前に確認したい3つのこと

誤りを見つけたら、すぐ画面を開いて直したくなります。その前に、次の3つを確かめておくと、やり直しが減ります。

• 正しい内容は何か：電話番号であれば院内の案内物や名刺、診療時間であれば院内に掲示している表と照らし合わせます。「たぶんこう」で直さないことが大切です。
• 同じ内容がほかにも載っていないか：電話番号や住所は、トップページ・アクセスページ・お問い合わせページ・ページ下部の共通部分など、複数の場所に載っていることが一般的です。
• 誰が直すのが適切か：文章の一部だけなら院内で直せる場合もありますが、デザインの崩れや仕組みに関わる部分は、制作会社や保守の担当に任せるほうが安全です。

医師の氏名や経歴、専門医などの資格の記載は、本人の確認を取ってから直してください。載せてよい内容かどうかに迷う場合は、厚生労働省の医療広告ガイドラインに沿って、所管の保健所等にご確認ください。ご自院で判断が難しい時は、医療広告ガイドラインとホームページの記事も参考になります。

実際に直す手順と、直したあとの確認

直す作業そのものは、次の順番で進めると落ち着いて行えます。院内で直す場合も、制作会社に依頼する場合も、基本の流れは同じです。

1. 誤りの場所と内容を書き出すページのアドレス、該当する文章、正しい内容を、メモやメールの文面にまとめます。スクリーンショットがあると相手に伝わりやすくなります。
2. 直す人に伝える、または自分で直す制作会社へ頼む場合は、制作会社に修正を頼む時の伝え方にあるように、「どのページの、どこを、どう直してほしいか」を具体的に伝えます。
3. パソコンとスマホの両方で表示を確かめる直した文字が表示されているか、行が崩れていないかを確認します。電話番号の場合は、スマホで押して発信できるかも確かめます。
4. 古い表示が残っていないか確かめるブラウザには、前に見た画面を覚えておく仕組みがあります。直したのに古い表示のままの場合は、少し時間をおくか、別の端末で確認します。
5. 記録を残す直した日と内容を一行で残します。更新履歴を残しておく方法は、そのまま使える形でまとめています。

直したあとは、同じ誤りがほかのページに残っていないかも探してください。ホームページ内を検索できる機能がある場合は、誤っていた文字や数字で探すと、見落としを減らせます。探し方が分からない時は、制作会社や保守の担当に「この文字が使われているページを一覧にしてください」と頼む方法もあります。

検索結果や外部サイトに残る古い表記への対応

ホームページを直しても、検索結果の説明文や、地図の情報、他のサイトに載った医院の情報に、誤った表記が少しの間残ることがあります。ホームページ側が直っていれば、検索結果の表示は、時間とともに入れ替わっていくのが一般的です。

一方、地図サービスや医療機関の情報サイト、紹介サイトなど、ご自院のホームページとは別の場所にある情報は、そのサイトの管理画面や問い合わせ窓口から直す必要があります。誤りが気になる場合は、院名で検索して、どこにどんな情報が出ているかを一度見直しておくと安心です。詳しくは院名で検索した時に古い情報が出る場合の確認点をご覧ください。

誤りを減らすために、院内でできる習慣

誤字や誤表記をゼロにすることは、どのような体制でも難しいものです。そのため、「誤りが入りにくい流れ」と「見つけやすい流れ」を用意しておくという考え方が現実的です。

• 公開前にもう一人が読む：書いた人以外の目で、数字と固有名詞だけでも確認します。
• 正しい情報の「元」を一つ決める：診療時間や電話番号は、院内の掲示物など元になる資料を一つ決めておきます。
• 月に一度、トップページと案内ページを読み直す：年間の点検カレンダーに組み込むと、忘れにくくなります。
• 患者さんからの指摘を受ける窓口を決める：「ここが違っていますよ」とお声がけいただいた時に、誰に伝えるかを決めておきます。

自院のホームページの状態を、まず客観的に見てみたい時は、HPドクターの無料の自動診断をご利用いただけます。表示や安全面の気になる点を確かめる、最初の一歩になります。

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