ホームページの管理を複数の会社に分けて頼む時の注意点

複数の会社に分けて頼む場合の、良い面と難しい面

管理を複数の会社に分ける形は、珍しくありません。開業時に作ってもらった制作会社はそのまま、保守は別の会社に、サーバーは医院が直接契約、という組み合わせも多く見られます。

分けること自体は、悪いことではありません。大切なのは、「誰が何を担当するか」を院内が把握していることです。把握していないと、不具合が起きた時に、会社同士の「うちではありません」という押し付け合いに巻き込まれることがあります。

特に、開業から年数がたつほど、会社が増えやすくなります。予約システムを後から追加した、採用ページだけ別の会社に頼んだ、といった形で、少しずつ関わる会社が増えていくためです。気づいたら「どこまでが誰の担当か」が、院内の誰にも分からなくなっていることも少なくありません。

最初に作りたい「分担表」

複数の会社に頼んでいる場合は、まず1枚の分担表を作ります。難しいものではなく、会社ごとに「何を頼んでいるか」「連絡先」「契約の更新時期」を書き出すだけです。

名義や更新時期の確認は、ドメインの名義を確認する方法とサーバー契約が切れるとどうなるかも参考にしてください。分け方の考え方は保守会社に任せる範囲と院内で持つ範囲にもまとめています。

分担表を作る時は、「頼んでいないが、実は誰も見ていない作業」も書き出してみてください。バックアップの確認や、期限の管理、問い合わせフォームの動作確認などは、どの会社も「自分の担当ではない」と考えていることがあります。そうした空白を見つけることが、分担表を作るいちばんの意味です。

連絡窓口を決めておく

不具合が起きた時に、いちばん困るのは「最初に誰へ連絡すればよいか分からない」状態です。会社が複数ある場合は、最初の連絡先を一つに決めておくと、動きが早くなります。

1. 最初の連絡先を決めるたいてい、保守会社か、いちばん付き合いの長い制作会社になります。窓口を一つにして、医院からの連絡を集約します。
2. 他の会社への連絡のルールを決める窓口の会社が他社に連絡するのか、医院が直接連絡するのかを、あらかじめ合意しておきます。
3. 緊急時の連絡先を一覧に載せる夜間・休診日に連絡が取れる先を、分担表に書いておきます。
4. 定期的に分担表を見直す担当者の交代や契約の変更があるたび、分担表を直し、院内で共有します。

不具合時の確認の順番は、ホームページが表示されない原因と確認順も参考にしてください。連絡が取れない会社がある場合は制作会社と連絡が取れない時の対処で整理しています。

窓口を一つにする場合でも、他の会社との直接のやり取りを禁止する必要はありません。大切なのは、「誰が何を頼んだか」が、医院側に記録として残ることです。メールの控えや更新履歴を、院内の共有の場所に保管しておきます。

契約・費用・情報共有で気をつけたいこと

• 契約の期間と更新日を一覧にする：会社ごとに更新日が違うと、どれかが抜けやすくなります
• 費用の二重払いに注意する：同じ作業を、複数の会社が行っていないか確認します
• ID・パスワードの管理を一元化する：誰が何の管理画面に入れるかを、院内で把握します（管理画面に入れる人の見直し）
• 作業の記録を共有する：どの会社が何を直したか、更新履歴にまとめます（更新履歴の残し方）
• 会社同士の連携を依頼する：作業が重なる場合に、事前に連絡し合うよう、依頼しておきます

料金の面では、毎月の支払いの明細を、年に1回は並べて見直してみてください。使っていないサービスの料金が残っていることも、意外とあります。一覧にしておけば、見直しのきっかけがつかめます。

分け方を見直すタイミングと、一本化する場合

会社を分けている状態が、負担になっている場合は、見直しのタイミングです。たとえば、不具合のたびに会社同士の調整が必要になる、担当者の交代で引き継ぎが滞る、といった場合です。

• 窓口を一つの会社に集約する
• 保守を一社にまとめ、制作会社には追加の依頼のみ頼む
• 今の組み合わせのまま、窓口と分担表だけ整える

どの形が合うかは、医院の規模や運用によって変わります。会社を変えることを考える場合は、制作会社を変えたい時の進め方とホームページ保守会社の選び方も参考にしてください。

HPドクターは、今の制作会社との契約はそのままで、保守や点検の窓口をお引き受けする形も可能です。「複数の会社の分担が分かりにくい」という場合は、無料セカンドオピニオンもご利用いただけます。お問い合わせはこちらからどうぞ。