診療を止めずに、ホームページの大きな修正を進めるコツ

大きな修正で起きやすい困りごと

小さな文言の修正と違い、大きな修正は、ホームページ全体や、予約・問い合わせの仕組みに関わります。そのため、次のような困りごとが起きやすくなります。

• 作業中に、ホームページが一時的に見られなくなる
• 公開した直後に、予約や問い合わせフォームが動かなくなる
• 診療時間などの大事な情報が、古いまま、または間違ったまま公開される
• 直そうとしたが、元の状態に戻せない

こうした困りごとの多くは、準備と確認の順番で防げます。大切なのは、「直すこと」だけでなく、「患者さんの目に触れる前に確かめること」「問題が起きた時に戻せること」を、計画に入れておくことです。

そもそも、大きく直すべきか、部分的に直せば足りるかの判断は、古いホームページを作り直すべきか、直して使うべきかの判断基準に整理しています。先に目を通しておくと、必要な作業の範囲が決めやすくなります。

特に、予約や問い合わせの仕組みが絡む修正は、慎重さが求められます。患者さんが予約しようとした瞬間に動かないと、そのまま来院をあきらめてしまう方もいるからです。修正の対象に予約が含まれる場合は、他の部分より一段慎重に確認の時間を取りましょう。

進め方の基本：確認用の画面で作り、公開日に切り替える

診療に影響を出さない基本の考え方は、今のホームページには手を付けず、別の場所で新しいものを作り、確かめてから切り替えることです。作業中の画面は、患者さんには見えない形にしておきます。

1. 修正の範囲と目的を決める何を、なぜ直すのかを一枚にまとめます。直さないものも書いておくと、範囲が広がりすぎません。
2. 確認用の画面で作業してもらう公開されている画面とは別の、確認用の画面で作ってもらいます。
3. 院内で、確認用の画面を見る診療時間・住所・電話番号・予約の動きを、パソコンとスマホの両方で確かめます。
4. 公開日と時間帯を決める診療への影響が少ない日と時間帯を選びます。休診日の前後や、予約が多い時期は避けます。
5. 公開後に、すぐ確認する公開した直後に、トップ・診療案内・予約・問い合わせフォームを開いて確かめます。

確認用の画面を見る時は、普段の患者さんと同じ使い方で試すことが大切です。トップから診療案内へ進み、予約の画面を開き、電話番号のところを押してみる、というように、実際の流れをたどります。スマホで見る患者さんが多いため、スマホでの確認は欠かせません。スマホ表示の確認は、スマホで見づらいホームページを直す前に確認することも参考になります。

確認の結果は、メモに残して制作会社に伝えます。「この画面の、この部分が違う」と具体的に伝えると、直しが早く済みます。直した後は、同じ場所をもう一度見て、直っていることを確かめます。確認と修正の往復は、予定より時間がかかることが多いため、公開日までに余裕を持たせておきましょう。

公開日の決め方と、戻せる備え

公開日は、患者さんの動きが少ない日時に設定します。たとえば、休診日の前日の夕方以降や、予約の少ない時間帯などが考えられます。ただし、公開後に問題が見つかった時、すぐ対応できる人が連絡のつく状態であることも大切です。

戻す基準を先に決めておくことが、特に重要です。公開した後に「少し様子を見よう」と迷っているうちに、患者さんが困る時間が延びてしまいます。基準を満たしたら、迷わず戻す、と決めておきましょう。バックアップの考え方は、ホームページのバックアップを戻す練習をしておく理由で詳しく解説しています。

作業で一時的に表示が止まる場合の案内は、ホームページの停止が長引く時の、患者さんへの伝え方が参考になります。

公開後は、数日の間、いつもより注意して見るようにします。公開直後は問題なくても、後から「特定のスマホで崩れる」「ある時間だけフォームが動かない」といった報告が出ることがあります。窓口のスタッフにも、「患者さんから、ホームページの見え方について言われたら教えてください」と伝えておきましょう。

大きな修正を、いくつかの小さな修正に分けて、少しずつ公開する方法もあります。たとえば、トップページ、診療案内、予約の順に分けて公開すれば、問題が起きた時の影響が小さく、戻す範囲も限られます。一度に全部を変えるより、時間はかかりますが、診療への影響を抑えやすい進め方です。制作会社に、分けて進められるかを相談してみましょう。

院内の役割分担と、制作会社への頼み方

大きな修正では、院内で誰が何を確かめるかを決めておかないと、「誰かが見ているだろう」と思って、確認が抜け落ちます。次のように分担しておくと安心です。

制作会社に頼む時は、日程・確認用の画面の有無・戻す方法・公開後の対応を、最初に確かめましょう。伝え方は、制作会社に修正を頼む時の伝え方のコツが参考になります。

HPドクターでは、無料の自動診断で、ホームページの外から見える範囲の状態を確かめられます。修正の進め方の相談や、公開前後の確認は、専門家による無料のセカンドオピニオンで承っています。今の制作会社との契約はそのままで構いません。

修正が終わった後は、何を、いつ、どう直したかを記録に残します。次に直す時の手がかりになり、担当者が代わっても引き継げます。記録の残し方は、ホームページの更新履歴を残しておく理由と方法にまとめています。