ホームページの引き継ぎ資料に入れておきたい項目

なぜ「引き継ぎ資料」が必要なのか

ホームページは、開業時に作って終わりではなく、診療時間の変更やお知らせの更新、契約の更新など、年に何度か手を入れる場面があります。その「何度か」の間隔が空くほど、前回のやり方を覚えている人は減っていきます。担当のスタッフが退職した、制作会社の担当者が替わった、といった出来事が重なると、誰も全体を把握していない状態になります。

そうなった時に困りやすいのは、次のような場面です。ドメイン（ホームページの住所にあたるもの）の更新の連絡が誰に届いているか分からない。管理画面に入れる人がいない。トラブルの時にどこへ連絡すればよいか分からない。いずれも、平常時には問題になりませんが、起きた時に判断が止まってしまいます。

引き継ぎ資料は、立派な冊子である必要はありません。「何が、どこにあって、誰に聞けばよいか」が書かれていれば十分です。担当が替わる時だけでなく、院長ご自身が久しぶりに確認する時にも役に立ちます。

入れておきたい4つの柱

項目を思いつくままに並べると、かえって読みづらくなります。次の4つの柱に分けて整理すると、抜けが少なくなります。

それぞれの中身は、次の章で順に見ていきます。最初から完璧に埋める必要はありません。「分からない」と分かったことも、資料に残す価値があります。空欄のまま「要確認」と書いておけば、次に確かめる人の手がかりになります。

柱ごとに書いておきたいこと

契約と名義では、ドメインとサーバーそれぞれについて、契約している会社の名前、名義が医院か制作会社か個人か、更新の時期、更新の通知がどのメールアドレスに届くか、を書きます。名義の確認が特に大切です。名義が個人や制作会社になっている場合は、そのこと自体を資料に残しておきます。名義の考え方は、ドメインの名義と契約先を確かめる方法で整理しています。

管理画面の入り方では、アドレスと、入れる人の名前（役割）を書きます。ここにパスワードそのものは書きません。パスワードは、決めた人だけが管理するのが一般的な考え方です。持ち方については、ホームページのパスワード管理、院内で誰が持っておくべき？をご覧ください。

連絡先と担当では、制作会社や保守会社の窓口、電話やメールの連絡先、休日や夜間の連絡方法、院内で窓口になる人を書きます。契約書に緊急時の対応が書かれている場合は、その箇所の場所も添えておくと便利です。

更新の手順と履歴では、「診療時間を変える時は、この方法で、この人に頼む」といった、よくある更新の流れを一言ずつ書きます。過去に行った変更は、ホームページの「更新履歴」を残しておく理由と方法のように記録しておくと、そのまま資料の一部になります。

資料に書かないほうがよい情報

引き継ぎ資料は、人から人へ渡すものです。そのため、書いてはいけない情報もあります。いちばん大切なのは、パスワードそのものを書かないことです。資料が転送されたり、印刷されて机に置かれたりした時に、そのまま入口の鍵が漏れてしまうからです。

• パスワードや、二段階認証の確認コード
• クレジットカード番号や口座番号など、支払いの詳細
• 患者さんの個人情報（問い合わせフォームの内容など）
• スタッフ個人の私物の連絡先（必要な場合は、院の代表の連絡先にとどめる）

パスワードの代わりに、「どこに保管してあるか」「誰が管理しているか」だけを書いておきます。保管の方法は院ごとに異なりますが、資料とは別の場所に置く、というのが基本の考え方です。

作り方と、見直しの頻度

初めて作る時は、次の流れが無理なく進められます。

1. ひな形を用意する4つの柱を見出しにして、A4一枚から始めます。
2. 分かる範囲で埋める契約書やメールを見ながら、書ける項目から埋めます。
3. 分からない項目を洗い出す空欄は「要確認」と書き、制作会社や保守会社に尋ねる質問を決めます。
4. 確認して、書き足す返ってきた答えを資料に反映し、日付を入れます。
5. 置き場所と見てよい人を決める資料の保管場所と、見られる人を決めて共有します。

見直しの目安は、年に一度と、担当者が替わった時、契約を更新した時です。ホームページの年間の点検カレンダーに「引き継ぎ資料の見直し」を一行入れておくと、忘れにくくなります。

なお、引き継ぎ資料の作り方や、今の制作会社との関わり方に迷う時は、無料のセカンドオピニオンもご利用いただけます。今の制作会社との契約はそのままで、第三者の目で状況を整理することができます。資料づくりと合わせて、ホームページの現状を知りたい場合は、無料の自動診断をお使いください。