更新・保守
ホームページの更新作業を、休診日にするか診療日にするかの考え方
ホームページの大きな更新を頼む時、「いつ作業してもらうのがよいか」と迷われたことはないでしょうか。診療のない日なら安心な気もしますが、制作会社の担当者と連絡がつきにくい日でもあります。一方、診療日は患者さんが見ている可能性が高く、万が一の時の影響も気になります。実は、どちらが正解というものではなく、変更の大きさや内容によって向き不向きがあります。この記事では、判断の目安と、更新の前後でやっておきたいことをご紹介します。
休診日と診療日、それぞれの特徴
更新作業の日を決める時は、まず両方の特徴を並べて考えると整理しやすくなります。次の表は、一般的な考え方の例です。院の事情や、制作会社の体制によって変わります。
| 比べる点 | 診療日に行う | 休診日に行う |
|---|---|---|
| 患者さんの目に触れる度合い | 高い。作業中の表示の乱れが見られる可能性がある | 低い。落ち着いて作業できる |
| 院内で確認できる人 | 診療の合間に確認することになり、時間が限られる | 時間を取りやすいが、院内に人がいない場合もある |
| 制作会社への連絡 | 平日であれば取りやすい | 休日は担当者に連絡がつきにくいことがある |
| 不具合が出た時の対応 | すぐ相談できるが、診療中は対応する余裕がない | 診療への影響は小さいが、直す人がすぐ動けないことがある |
表のように、どちらにも良い点と気をつけたい点があります。大切なのは、「どの更新を、どの日に行うか」を、あらかじめ決めておくことです。
制作会社の「営業日」と「連絡の取れる時間」を確認します
休診日が、制作会社の休みと重なることもあります。作業を頼む前に、連絡の取れる曜日や時間帯を聞いておくと、当日に困りません。
変更の大きさ別の考え方
更新の内容によって、向いている日は変わります。小さな変更と大きな変更に分けて考えてみましょう。
小さな変更は、お知らせの追加、文章の誤字の修正、診療時間の一部の変更などです。画面の仕組みに触れない更新であれば、診療日の昼間に行っても、影響は小さいことが多いです。ただし、行った後には必ず画面で確認します。
大きな変更は、ホームページのデザインの変更、予約の仕組みの入れ替え、サーバーの引っ越し、システム（WordPressなど）の大きな更新などです。これらは、動かなくなった時の影響が大きいため、診療のない日に行うのが一般的な考え方です。サーバーの引っ越しについては、ホームページの引っ越し（サーバー移転）の前に確認しておくことで詳しく取り上げています。
迷う場合は、「戻せるかどうか」を基準にしてみてください。万が一うまくいかなかった時に、元の状態に戻せる準備があるなら、小さな変更はいつ行っても大きな問題にはなりにくいものです。
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更新の前にやっておきたいこと
日程が決まったら、次の準備を行います。難しいことはありません。制作会社と院内で、役割を分けて進めます。
- バックアップがあるかを確認する更新の直前の状態が、元に戻せる形で保存されているかを、制作会社に確認します。
- 作業の時間帯と連絡手段を決めるいつからいつまで作業をするか、終わったらどう知らせてもらうかを決めます。
- 院内の確認担当を決める作業が終わった後に、画面を見る人と、見る項目を決めておきます。
- 予約・問い合わせの扱いを決める作業中に、予約や問い合わせの受付が止まる時間がないかを確認します。
- 戻す判断の基準を決める「この項目がおかしかったら、元に戻す」という基準を、先に決めておきます。
バックアップの考え方は、ホームページのバックアップを戻す練習をしておく理由でご説明しています。
更新の後に確認すること
更新が終わったら、必ず院内の目で確認します。確認するのは、次のような点です。
- トップページが開き、文章や画像が崩れていないか
- 電話・予約・問い合わせのボタンが動くか
- 診療時間・休診日など、変更した内容が正しく載っているか
- スマホでも同じように見えるか
スマホでの見え方は、ホームページのスマホ表示を、院内で確かめる手順が参考になります。確認で問題が見つかった場合は、画面の写真を撮って、すぐに制作会社へ連絡します。
あわせて、行った変更は記録に残しておくと、後から「いつ、何を変えたか」を振り返れます。記録の方法は、ホームページの「更新履歴」を残しておく理由と方法をご覧ください。
更新を頼む時に、制作会社へ伝えたいこと
日程の相談は、制作会社への依頼のしかたでも、うまくいくかどうかが変わります。「いつまでに」「何を」「どのような状態にしたいか」を、依頼の時にまとめて伝えると、制作会社の側も作業の段取りを組みやすくなります。
- 公開したい日と、その理由（診療時間の変更日、新しい診療の開始日など）
- 変更したい内容と、変更しない部分
- 作業中に、予約や問い合わせの受付に影響が出てもよい時間帯
- 作業の完了を知らせてもらう方法（電話、メールなど）
- 院内で、完了後の確認を担当する人
公開の日が決まっている更新は、日程に余裕をもって依頼するのが大切です。直前の依頼になると、確認の時間が取れず、問題があっても直せないまま公開することになりかねません。依頼の伝え方全般については、制作会社に修正を頼む時の伝え方のコツも参考にしてください。
日程の決め方を、院内の約束にしておく
更新のたびに迷わないよう、日程の決め方を、あらかじめ簡単な約束にしておくと便利です。たとえば、次のような形です。
- 文章の修正やお知らせの追加は、診療日の昼間でも行ってよいが、更新後に必ず確認する
- デザインや仕組みの変更は、原則として休診日に行い、事前にバックアップを確認する
- 年末年始やお盆など、診療が変則になる時期の前後は、大きな更新を避ける
- 更新を依頼する時は、いつまでに必要かを、余裕をもって伝える
約束は、A4一枚のメモで十分です。担当が替わっても、同じ基準で判断できるようになります。決め方に迷う時や、今の制作会社との進め方を整理したい時は、無料のセカンドオピニオンもご利用いただけます。今の制作会社との契約は、そのままで構いません。更新の進め方でお迷いの時は、無料セカンドオピニオンでご相談いただけます。
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無料でセカンドオピニオンを受けるよくあるご質問
診療日に更新すると、患者さんに迷惑がかかりますか？
小さな変更であれば、影響は小さいことが多いです。ただし、予約の仕組みや見た目の大きな変更は、診療のない日に行うほうが安心です。
休診日に、制作会社と連絡がつかない時はどうすればよいですか？
作業を頼む前に、休日の連絡手段を確認しておきます。緊急時の窓口が決まっていない場合は、契約の内容を確認し、必要なら決めておくよう相談してみてください。
更新後に問題が出た時、元に戻せますか？
バックアップがあれば、元の状態に戻せる場合が多いです。ただし、戻せる範囲は契約や設定によって異なりますので、事前に確認しておくことをおすすめします。
年末年始やお盆の前後に更新をしてもよいですか？
大きな更新は、連絡が取りにくくなる時期の前後を避けるのが無難です。診療時間の変更などの小さな更新は、早めに依頼して、反映後の確認を忘れないようにしましょう。
この記事は、クリニックのホームページの保守を担当する「HPドクター」編集部がまとめました。運営会社は、医療法人・医療系企業の営業・採用・教育を支援する「MedLead」も提供しています。
