ホームページ関連の契約・サービスの一覧を院内で作る手順

なぜ「契約の一覧」が必要なのか

制作会社に任せきりの医院ほど、どこに何を預けているのかを院内で説明できないことがよくあります。普段は困りませんが、次のような場面で一気に困ります。

• 更新の期限を過ぎて、ホームページやメールが止まった
• 担当者が辞めて、ログインの方法が分からなくなった
• 制作会社を変えたいが、契約先や名義が不明で動けない
• トラブルが起きて、誰に連絡すればよいか分からない

契約の一覧は、院内にひとつあるだけで、多くの困りごとを防げる書類です。難しい作業は要りません。表を1枚作るところから始めましょう。

更新を忘れた時に何が起きるかは、ドメインの更新を忘れるとどうなるかや、サーバー契約が切れるとどうなるかにまとめています。

一覧づくりは、院長ひとりで抱え込まず、事務長や、ホームページに詳しいスタッフと分担すると進めやすくなります。支払いの記録は事務の方、制作会社とのやり取りは窓口の方、というように、得意な人が調べると早く集まります。

一覧があれば、制作会社や保守会社に相談する時にも、話が早く進みます。「ドメインはどこで、サーバーはどこか」と聞かれた時に、すぐ答えられるからです。トラブルの際の初動を早めることにもつながります。

一覧に載せる項目と、集め方

まず、どんな種類の契約・サービスがあるかを洗い出します。次の表は、よくある例です。実際の内容は、医院によって違います。

集め方は、次の3つの方法を組み合わせます。1つの方法だけでは、漏れが出やすいためです。

1. 支払いの記録から探す通帳・クレジットカードの明細・請求書から、ホームページに関わる支払いを探します。
2. メールの受信箱から探す更新のお知らせ、請求のメール、契約の通知を、「更新」「請求」などで探します。
3. 制作会社・保守会社に確認する把握している契約の一覧を、書面でもらいます。
4. 院内の担当者に聞く以前の担当者や、開業時に動いた方にも、思い当たる点を聞きます。

洗い出しの際は、自動更新になっているかどうかも確かめます。自動更新なら、支払い用のカードが期限切れにならないよう注意が必要です。手動更新なら、更新の案内メールが誰に届いているか、そのメールを見る人がいるかを確かめます。案内のメールが、すでに使われていないアドレスに届いている例は、よく伺います。

また、過去に使っていて、今は使っていないサービスが残っていないかも探します。前のホームページの契約が、解約されないまま、料金だけ払い続けているという話も伺います。使っていない契約は、解約の手続きを検討しましょう。ただし、解約すると表示やメールに影響が出ることもあるため、制作会社に確認してから進めます。

なお、集めた情報は、1回で完璧にそろえようとしないことも大切です。まず分かる範囲で一覧を作り、空欄は「要確認」と書いておきます。空欄を少しずつ埋めていくほうが、途中で止まらず、結果として確実に完成します。

一覧の作り方：書く内容と、書いてはいけないこと

一覧には、更新の時期と、連絡の先が分かるところまでを書きます。一方で、パスワードそのものは書かないようにします。一覧は、複数の人が見る書類です。パスワードの扱いは、ホームページのパスワード管理、院内で誰が持っておくべきかの考え方に従い、別の安全な方法で管理しましょう。

名義が制作会社や個人になっていないかは、特に確かめたい点です。名義の考え方は、ドメインの名義を確かめる方法や、開業前に決めておきたい名義と管理の分担をご覧ください。

一覧の形式は、表計算ソフトの1枚で十分です。凝った書類にする必要はありません。大切なのは、更新の時期と連絡先が一目で分かることです。印刷して、院内のファイルにも入れておくと、パソコンが使えない時にも役立ちます。

費用の欄には、月額か年額かも書いておきましょう。年に1回まとめて請求されるものは、支払いの時期を忘れがちです。年間の費用を合計すると、ホームページの維持にかかる全体の費用も見えてきます。費用の見方は、クリニックのホームページの保守費用の考え方も参考になります。

一覧の使い方：更新・見直し・引き継ぎ

一覧は、作って終わりではありません。使い続けることで価値が出ます。

• 更新の時期の2か月前に、カレンダーに印を付ける
• 年に1回、一覧と実際の契約が合っているか見直す
• 担当者が変わる時は、一覧とあわせて引き継ぐ
• 制作会社を変える時に、契約の整理の材料にする

更新の時期は、年間の点検カレンダーに入れておくと、忘れにくくなります。制作会社の変更を考える場合は、制作会社を変えたい時の進め方も参考になります。

HPドクターでは、無料の自動診断で、ホームページの外から見える範囲の状態を確かめられます。契約の整理や、名義が分からないサービスの相談は、専門家による無料のセカンドオピニオンで承っています。今の制作会社との契約はそのままで構いません。

一覧を見直す時は、実際に連絡が取れるかも試してみましょう。契約先の窓口の電話番号やメールが古くなっていると、いざという時に頼れません。年に1回の見直しの際に、連絡先が今も使えるかを確認しておくと安心です。

また、一覧を作ると、院内で誰も把握していないサービスが見つかることがあります。その時は、慌てて解約せず、まず制作会社や保守会社に、何のための契約かを確かめてください。「前の制作会社が契約したもの」「開業の時に入れたもの」など、事情が分かれば、残すか整理するかを落ち着いて判断できます。