ホームページ上の電話番号・住所の表記ゆれを点検する方法

なぜ、電話番号や住所の「表記ゆれ」を点検するのか

ホームページを長く運用していると、同じ医院の電話番号や住所が、ページによって少しずつ違う書き方になっていることがあります。たとえば、電話番号が「03-1234-5678」と「03(1234)5678」の二通りで載っている、住所の「1丁目2番3号」が別のページでは「1-2-3」になっている、医院名の「医療法人」の位置が違う、といったことです。

こうした書き方の違いを「表記ゆれ」と呼びます。一つひとつは小さな違いで、患者さんが読んで意味を取り違えることは多くありません。しかし、医院の名前・住所・電話番号は、患者さんが来院や連絡のために使う基本の情報です。そろっていると、安心感にもつながります。

また、地図サービスや紹介サイトなど、外部のサイトに載る情報と、ホームページ上の表記が食い違っていると、どれが正しいのか迷われることもあります。年に数回、定期的に点検しておくと、そうした迷いを減らせます。

まず、院内の「正しい表記」を一つ決める

点検の第一歩は、何が正しい表記なのかを決めることです。ホームページを見比べる前に、院内で次の三点の「元の表記」を決めておきます。

• 医院名：正式名称（法人名を含むか、含めないか）、略称を使う場合はどれか
• 住所：都道府県から書くか、建物名・階数を含めるか、数字は漢数字かアラビア数字か
• 電話番号：ハイフンで区切るか、市外局番をかっこで囲むか、予約専用の番号があるか

決めたものは、A4一枚のメモにして、院内で共有しておきます。診療時間の表記についても、同じように「元の表」を決めておくと、診療時間の変更をホームページに反映する時の確認手順で迷いません。

医院名や住所の表記は、保健所への届出の内容や、看板・名刺など院内の他の掲示物とそろえておくのが基本です。届出の内容と表記をどうそろえるべきかなど、判断に迷う点は、所管の保健所等にご確認ください。

ホームページの中で、確認したい場所

表記は、思いのほか多くの場所に載っています。見落としやすい場所を表にまとめました。

見落としが多いのは、画像の中の文字と、過去のお知らせです。画像の中の文字は、本文を直しても変わらないため、画像を作り直す必要があります。制作会社へ依頼する場合は、「画像の中にも電話番号があります」と伝えておくと、見落としを防げます。

点検の手順と、直したあとの確かめ方

次の手順で点検すると、抜けを減らせます。院内で一覧を作り、直す部分だけを制作会社に依頼する、という進め方もよく行われます。

1. ホームページを上から順に見て、表記をメモするトップページから順に、医院名・住所・電話番号が載っている箇所をメモします。スマホとパソコンの両方で見ます。
2. 一覧にして「元の表記」と見比べる表にして、ページ名・載っている表記・元の表記との違いを書きます。
3. 直す場所を分ける共通部分・本文・画像・外部サイトに分けると、誰に頼むかが決まります。
4. 直す、または依頼する依頼する時は、一覧をそのまま渡すと正確に伝わります。修正を頼む時の伝え方も参考になります。
5. スマホで電話番号を押して発信を確かめる番号がタップで発信できる設定になっているか、押した時に正しい番号がかかるかを、実際に試します。
6. 点検した日と結果を残す更新履歴に、点検した日と直した箇所を一行で残します。

外部のサイトについては、地図サービスの情報や、患者さんが予約に使うサイトなどを見直します。地図や口コミの表示については、地図・口コミ表示の注意点で整理しています。

点検を続けるための工夫と、相談先

表記をそろえる作業は、一度やれば終わりではありません。診療時間や担当医の変更、移転など、更新のたびに表記が増えていくためです。次のような工夫をしておくと、続けやすくなります。

• 四半期に一度など、点検の時期を決めて、年間の点検カレンダーに入れておく
• 表記の「元のメモ」を、院内で更新の担当者が見られる場所に置く
• 更新を依頼する時は、「元の表記」をそのまま文面に貼り付ける

自院のホームページがどのような状態か、まず確認したい時は、HPドクターの無料の自動診断をご利用ください。表示や安全面の気になる点を機械的に確かめられます。

表記の点検や、更新の依頼を誰に頼めばよいか分からない場合は、専門家による無料のセカンドオピニオンもご用意しています。現在の制作会社との契約はそのままで構いません。お申込みはこちらからどうぞ。