スタッフが使える、ホームページの異変を見つける簡単な点検表

なぜ、スタッフの目が大切なのか

専門の保守会社が見ている範囲には、限りがあります。一方、受付のスタッフは、患者さんと同じ目線で、毎日ホームページに触れる機会があります。予約の電話で話題に出たり、患者さんが画面を見せてくれたりすることもあるでしょう。

異変に早く気づけると、次のような良い点があります。

• 患者さんが困る時間を短くできる
• 原因が小さいうちに、直せることが多い
• 専門家に相談する時、状況を具体的に伝えられる
• 「誰かが見ているだろう」という見落としを減らせる

ただし、スタッフに原因の調査や修理まで求める必要はありません。求めるのは、「いつもと違うことに気づき、記録して、決まった人に伝える」ことだけです。役割をはっきり絞ると、負担も小さく、続けやすくなります。

異変の兆候の一般的な例は、ホームページが乗っ取られた時の兆候や、ホームページが表示されない原因にもまとめています。

院長や事務長が、スタッフに点検をお願いする時は、「間違えても責めない」と最初に伝えることが大切です。「これは異変かどうか分からない」という場合でも、気軽に相談できる雰囲気があると、早期の発見につながります。

毎日・毎週に見るポイントを、点検表にする

点検表は、1枚で、1〜2分で終わるものにします。項目が多いと続きません。次の表を、そのまま使える例としてご覧ください。

点検は、パソコンだけでなく、スマホでも行います。患者さんの多くは、スマホで見ているためです。スマホでの確認の考え方は、スマホで見づらいホームページを直す前に確認することにも書いています。

月1回の確認は、ホームページの「リンク切れ」を見つけて直す方法や、お知らせが古いままになっていないかの点検と組み合わせると、より行き届きます。

点検表には、「いつもの画面」の見本を添えておくと、判断しやすくなります。トップページの画面の写真を、点検表の端に貼っておき、見比べながら確認するだけで、変化に気づきやすくなります。ホームページを更新した時は、見本も入れ替えましょう。

毎週の点検では、予約のボタンを実際に押して、画面が開くところまで確かめます。最後の送信までは行わず、入力の画面が開けば十分です。実際に予約が入ってしまわないよう、送信まで進めない点にご注意ください。予約ボタンが動かない時の考え方は、予約ボタンが押されない時に確かめることにまとめています。

点検は、診療の合間の、短い時間に行えるよう、場所と時間を決めておくと習慣になります。朝の開院前に、受付のパソコンで見る、というように、決まった流れに組み込むのがおすすめです。

異変に気づいた時の、記録と連絡の流れ

異変に気づいたら、触らずに、記録して、決まった人に伝えるのが基本です。慌てて管理画面を触ると、状況が分からなくなったり、悪化させたりすることがあります。

1. 触らずに、画面を保存する画面の写真を撮るか、画面を保存します。可能なら、アドレス欄も写し込みます。
2. いつ・どこで・何が起きたかを書く日時、見ていた端末（パソコン・スマホ）、画面の様子を、一言ずつメモします。
3. 他の端末でも確かめる自分の端末だけの問題かを、別のスマホや別の通信で確かめます。
4. 決まった連絡先に伝える院長・事務長、または保守会社の窓口に、メモと画面の写真を添えて伝えます。
5. 指示があるまで、手を出さない直してよいかどうかは、連絡先の人の判断に従います。

連絡先は、医院内の誰か1人と、保守会社の窓口の2つを、点検表の一番上に書いておくと、迷いません。休日や夜間の連絡先も、あらかじめ決めておきましょう。緊急時の連絡の考え方は、ホームページの停止が長引く時の、患者さんへの伝え方も参考になります。

連絡を受けた院長や事務長は、「受け取りました」と一言返すようにしましょう。伝えたスタッフが、「ちゃんと届いたのかな」と不安にならず、次も気軽に報告できます。連絡を受けた後は、保守会社や制作会社に、メモと写真を添えて伝えます。伝え方は、制作会社に修正を頼む時の伝え方のコツが参考になります。

点検表を続けるコツと、見直しの時期

点検表は、作ることより、続けることが大切です。次の工夫で、続けやすくなります。

• 点検する人を、日ごと・週ごとに決めておく（当番表にする）
• 点検した日付と、確認した人の名前を、点検表に書く
• 異変がなくても、「異常なし」と記録する
• 新しく入ったスタッフにも、使い方を1回説明する

「異常なし」の記録にも意味があります。後で問題が見つかった時に、「いつまでは正常だったか」が分かり、原因を探す手がかりになります。記録の残し方は、ホームページの更新履歴を残しておく理由と方法と同じ考え方です。

点検表の内容は、半年に1回ほど見直すとよいでしょう。ホームページの機能や、予約の仕組みが変わった時には、項目も合わせて直します。見直しの時期は、年間の点検カレンダーに入れておくと忘れません。

HPドクターでは、無料の自動診断で、ホームページの外から見える範囲の状態を確かめられます。点検表の作り方や、異変の連絡体制の相談は、専門家による無料のセカンドオピニオンで承っています。今の制作会社との契約はそのままで構いません。

点検の結果は、月に1回、院内で数分だけ共有すると、全員の意識が保たれます。「今月は異常なし」「この項目で、1回表示が崩れた」といった一言でも十分です。小さな共有の積み重ねが、大きなトラブルの早期発見につながります。

点検表を作る時は、院内の事情に合わせて項目を足すことも考えましょう。たとえば、インターネット予約を使っている医院なら予約の画面、採用ページを持つ医院なら応募の画面を、週1回の項目に加えます。